Lập kế hoạch làm việc là một trong những việc cần thiết nhất để công việc của chúng ta được thực hiện một cách có bài bản và suôn sẻ. Trong bài viết này, Quanlykho.vn sẽ tổng hợp các công thức lập kế hoạch làm việc mới nhất và hiệu quả nhất.
Ích lợi của việc lập sơ đồ công việc
Một sơ đồ công việc cần được đầu tư xây dựng, phân bổ trình tự chi tiết. nhờ vậy, bạn biết mình cần làm gì trong giai đoạn nào, hỗ trợ quản trị thời gian, đầu tư làm việc đúng kết quả trước mắt ban đầu đề ra. Việc lên kế hoạch cho phép bạn kiểm soát và phân bổ tài chính thích hợp. Dù kế hoạch có thể khác biệt đôi chút vì một vài lý do khách quan nhưng bạn chỉ phải thay đổi chứ không phải làm lại từ đầu.
Nguyên tắc thời gian khi lập kế hoạch
Những bí quyết tuy bao giờ cũng là điều bí mật song chúng lại là chiếc chìa khóa lớn nhất giúp chúng ta mở ra cánh cửa của sự thành công. Bất kể một khía cạnh, lĩnh vực nào cũng vậy, con người cũng đều cần tới công thức.
nhất là lúc rơi vào tình huống đường cùng, bí quyết luôn giúp con người không những vượt thoát được những nguy hiểm mà còn tạo cú bật nhảy rất mạnh mẽ để vươn đến những thách thức mới. Trong hoạt động, không phải đợi tới khi khó khăn mới tìm kiếm bí quyết, mà ngay từ đầu, bí quyết cũng là chiếc chìa khóa giúp chúng ta bật nhảy thành công và sẽ không gặp những khó khăn trong suốt quá trình.
Vậy bí quyết khổng lồ nhất và được cho là quan trọng nhất để đạt kết quả tốt trong công việc là gì? Đó là làm việc theo thứ tự và chuẩn bị kỹ càng nhất. giống như sếp giao cho bạn việc lập sơ đồ cho cuộc họp thì một việc quan trọng là bạn bắt buộc chuẩn bị một mẫu biên bản làm việc để có thể tóm lược nội dung trong cuộc họp đó. Tiếp đến là liệt kê mời những người tham dự với thời gian cụ thể.
Nói thì rất nhanh và dễ dàng, thế nhưng đã mấy ai có thể liệt kê ra một danh sách sơ đồ làm việc hoàn hảo. đôi lúc người ta phải dồn hết tâm trí, sức lực, mọi tư duy logic thì mới có thể lên được một bản kế hoạch hoạt động chỉnh chu nhưng chưa chắc đã là tốt đẹp nhất.
Sự hoàn hảo khi chúng ta biết lên một trình tự hoàn hảo cho toàn bộ các bước luôn phải làm, làm ra sao và mục tiêu hướng đến là gì, cần đến được khi nào? Trình tự cũng là sự thích hợp và đúng thời điểm.
Mọi thứ cần kết hợp hài hòa một cách tuyệt đối để ván bài sự nghiệp có thể lật ngửa. Và ba bước hoàn hảo dưới đây sẽ phần nào gỡ rối cho chúng ta để có được một bước đi vững chắc trong sự nghiệp
bắt tay vào làm từ kết quả trước mắt coi như hoàn tất thật tốt mỗi hoạt động được giao, bạn hãy quyết định thật kỹ lưỡng và chuẩn xác xem bạn sẽ bắt tay thực hiện ở đâu, khi nào. Áp dụng những nguyên tắc dưới đây:
Nguyên tắc 5 phút đồng hồ
Chỉ sử dụng 5 phút để lập sơ đồ cho cả một ngày. Bạn hãy viết ra giấy tất cả mọi việc cần làm, quyết định chính xác những đầu việc quan trọng để ưu tiên đưa lên đầu.
Nguyên tắc 1 phút mỗi giờ
Một phút lơ lễnh trong hoạt động bạn sẽ xây dựng khá nhiều nguy cơ. Khi nói tới nguyên tắc này, con người đề cao vai trò của sự tập trung.
đôi khi người ta thường bỏ qua những biện pháp để có thể hình thành tính tập trung cho công việc vì cho rằng nó quá phức tạp thế nhưng nếu nó giúp ích cho bạn, cho công việc của bạn thì sao?
Chẳng có nguyên nhân gì để không làm cả. Ngay cả khi bạn đặt hẹn giờ với toàn bộ các thiết bị ở xung quanh như đồng hồ, máy tính, điện thoại,… Để chúng kêu lên mỗi giờ mỗi phút. Tiếng kêu đó có thể thúc đẩy tâm trí của bạn ý thức thật sâu vào công việc.
Mỗi lần chuông reo, nhớ hít thở sâu và xem lại bản sơ đồ và tiến trình hoạt động của mình để tự hỏi xem bản thân đã dành ra một giờ đồng hồ vừa rồi hiệu quả hay chưa. Đó là cách bạn đang quản lý công việc theo thời gian cũng như một ông chủ lớn của thời gian.
Nguyên tắc 5 phút cho sự kết thúc ngày thực hiện công việc
Tương tự như 5 phút vạch ra kế hoạch mỗi ngày, bạn cần tới 5 phút để kết thúc ngày làm việc của mình. Với 5 phút đó, bạn có thể làm gì?
Đó là việc nhận xét lại tất cả công việc đã làm ở trong ngày, hỏi chính mình xem đã làm những gì? kết quả ra sao? Đạt kế hoạch hay là vượt kế hoạch? Thỏa mãn hay chưa thực sự ghi nhận?
Mọi thứ đã coi như hoàn tất và dù thế nào, bạn đã đem hết sức lực vào công việc. Do đó, khi rời khỏi công ty, bạn sẽ mang theo cảm giác mình đã làm được nhiều việc hữu ích. Đó là sự thành công tuyệt vời nhất.
Phương pháp lập kế hoạch thực hiện công việc
Xác định kết quả trước mắt
Đầu tiên, bạn cần xác định kết quả trước mắt cho năm 2019 dựa trên năng lực và những gì đang có của bản thân. Bạn lưu ý không nên đề ra mục tiêu vượt khả năng, tránh tình huống không thực hiện được sẽ làm bạn mất sự tin tưởng vào việc lập kế hoạch dài hạn.
Lên danh sách hoạt động cần làm
Trước khi bắt đầu, bạn cần liệt kê công việc mình sẽ làm hàng ngày. Bảng kế hoạch công việc cần được thể hiện tính chất riêng của từng hạng mục (tính khẩn cấp, trọng yếu, cần nhiều/ ít thời gian hoàn thành…).
Thiết lập deadline tương ứng
Sau khi đã có danh sách công việc, bước sau đây là thiết lập mục tiêu rõ ràng cho từng hạng mục. mục tiêu này có thể là deadline coi như hoàn tất công việc, mục đích bạn cần đạt được. mục tiêu cần phù hợp với năng lực bạn có thể đáp ứng để hạn chế tình huống không coi như hoàn tất được.
Phân bổ trình tự hoạt động
Từ danh sách hoạt động đã thiết lập, bạn cân nhắc, phân bổ lại thứ tự công việc, ưu tiên việc cấp bách, quan trọng làm trước. Việc phân bổ giúp bạn kiểm soát mức độ hoạt động, tiết kiệm thời gian, tập trung nguồn lực cho những việc quan trọng.
Xem ngay: công thức Nào Rút Ngắn Thời Gian làm việc Hiệu Quả?
Tập trung tối đa vào công việc
Sự tập trung là một trong những yếu tố quan trọng quyết định thành công của mỗi người. Điều đó không có nghĩa bạn chỉ chăm chú vào thực hiện công việc mà bỏ xót đi những vấn đề hiện có. Sự tập trung nên được thúc đẩy khi thực hiện công việc để coi như hoàn tất đúng tiến độ, tránh lãng phí vào những hạng mục không quan trọng.
Linh hoạt thực hiện kế hoạch
có quy trình công việc là sự khái quát để bạn hình dung về khối lượng, thời gian thực hiện công việc còn trong thực tế sẽ có một số việc phát sinh cần giải quyết. Vì vậy, khi lập kế hoạch, bạn luôn phải dành ra một khoảng thời gian dự phòng trọn vẹn cho công việc ngoài dự kiến. Trong quá trình thực hiện, nếu có công việc phát sinh, bạn nên xem xét yếu tố cấp bách, trọng yếu để quyết định thời gian tiến hành.
Kiểm tra việc thực hiện
cuối ngày làm việc, bạn có thể bỏ ra chút thời gian để đánh giá lại tất cả công việc đã làm, bạn đã làm việc gì, gặp khó khăn ở đâu và điều gì sẽ giúp bạn làm việc có kết quả tốt hơn vào ngày hôm sau? Việc kiểm tra tiến độ giúp bạn đúng lúc phát hiện ra điểm bất trọn vẹn trong bảng sơ đồ và điều chỉnh lại.
Ghi chép thành công của chính mình
Sau những lúc coi như hoàn tất đúng tiến độ công việc, hoặc có được kết quả như mong đợi, hãy tự khích lệ, ghi chép thành công của mình. Đây còn là động lực mạnh mẽ để bạn tiếp tục thực hiện kế hoạch dài hạn và sẵn sàng lên một sơ đồ khác cho thời gian tới.
Những người thành công luôn nắm chắc kỹ năng lập kế hoạch và đơn vị công việc. Với 8 bước có quy trình mà Chefjob vừa chia sẻ, bạn sẽ mượt mà áp dụng phù hợp với hoàn cảnh hiện tại để nhanh chóng đạt hiệu quả nhé.
