Cách xây dựng kpi cho nhân viên mặc dù vậy rất nhiều công ty tại Việt Nam tự tạo ra hoặc thuê tư vấn bên ngoài đã tạo ra KPI, nhưng nếu doanh nghiệp biết tự xây dụng thì nó sẽ vượt trội hơn. Qua nội dung sau đây sẽ cung cấp thêm nhiều thông tin đến độc giả, cùng xem xét thêm nhé.
Cách xây dựng kpi cho nhân viên đơn giản
Bước 1: lựa chọn bộ phận/người tạo ra KPIs
Có 2 phương pháp chính:
(1) Các bộ phận/phòng/ban công dụng trực tiếp thiết lập hệ thống KPIs cho các vị trí trong bộ phận/phòng/ban đó; trong đó đội ngũ quản trị nhân công đóng vai trò giúp đỡ, chỉ dẫn về mặt giải pháp để cam kết KPIs làm đúng theo đúng các nguyên tắc trên.
(2) phòng ban nhân sự, đội ngũ quản lý cấp cao sẽ đưa ra bộ KPIs cho phòng/ban/bộ phận. Khác với cách trên, giải pháp này bảo đảm được tính khách quan, khoa học về phương pháp. Tuy vậy, các chỉ số KPIs đưa ra có thể không thực tế, không thể hiện ra được đúng công dụng, vai trò của bộ phận/phòng/ban. Để cải thiện vấn đề này, bộ máy KPIs sau khi được tạo ra cần có sự thẩm định, đánh giá của phòng ban công dụng.
Xem thêm: Nên Tuyển dụng nhân viên bán hàng ở đâu?
Bước 2: chọn lựa các vị trí cùng các trách nhiệm chủ đạo trong bộ phận công dụng
Mỗi vị trí trong một bộ phận sẽ có những chức năng/trách nhiệm riêng. Các trách nhiệm này chính là phần “mô tả công việc” mà nhân sự phụ trách vị trí này phải hoàn thành. Hệ thống KPIs được xây dựng phải luôn đi chung với chức năng, vai trò này. Chú ý là các trách nhiệm chính này phải rõ ràng, cụ thể.
Bước 3: xác định các thông số KPIs
– KPIs của bộ phận: dựa trên cơ sở công dụng, vai trò của từng bộ phận/phòng/ban, người xây dựng hệ thống KPIs sẽ tạo ra KPIs chung đại diện cho cả phòng ban. Những chỉ số KPIs này là cơ sở để tạo ra KPIs của từng vị trí chức danh.
– KPIs cho từng vị trí chức danh: được tạo ra dựa trên cơ sở miêu tả và đòi hỏi công việc, cam kết SMART và có giải pháp đo đạc, nghiệm thu công khai.
– Quy định kỳ đánh giá: Kỳ nhận xét thường ứng dụng là tháng, quý, năm; tùy thuộc theo từng KPI của từng cá nhân/phòng ban bộ phận
Bước 4: nhận xét mức độ hoàn thiện KPI
– Thường thường, cấp độ hoàn thiện KPI được chia thành 2-5 thang điểm.
– Càng nhiều cấp độ điểm số thì việc nhận xét càng khách quan. Tuy vậy, nếu như chia quá nhỏ thì việc đánh giá cấp độ hoàn thiện KPI có khả năng gặp khó khăn.
Bước 5: liên lạc giữa nhận xét KPIs và phúc lợi
Với mỗi mức độ hoàn thành KPIs, người thiết lập hệ thống KPIs sẽ chọn lựa một mức lương thưởng chắc chắn.
Mục tiêu khi xây dựng KPI
Là 1 công cụ sử dụng trong ĐGTHCV, có thể khi tạo ra hệ KPI những nhà quản lý cũng cố gắng và hướng đến đảm bảo được mục tiêu SMART:
- 1. S – Specific: cụ thể
- 2. M – Measurable: đo đạc được
- 3. A – Achiveable: có khả năng đạt được
- 4. R – Realistics:Thực tế
- 5. T – Timbound: Có thời hạn chi tiết
Không đơn giản là đòi hỏi bắt buộc khi xây dựng KPIs, tuy nhiên nếu hệ thống KPIs cuả tổ chức đảm đạt được mục tiêu SMART thì hiệu quả của đánh giá thực hiện việc hoàn thành công việc sẽ cực kì cao.
Những ưu và nhược điểm của KPI
Ưu điểm khi dùng KPI trong ĐGTHCV
- Nó có khả năng là một cách cực kỳ nhanh cho thấy giá trị lúc bấy giờ của một mục tiêu hoặc một mục tiêu kế hoạch.
- Các quyết định có thể được làm nhanh hơn khi có những đo đạc cảm nhận được và chuẩn xác đi kèm theo.
- Có khả năng giúp khâu quản lý nhận biết giá trị của doanh nghiệp, phòng/ban hoặc một nhân viên nào đó của mình để từ đấy có hướng khuyến khích, tạo động lực cho người làm công.
- Một tổ đội có khả năng thực hiện công việc chung với nhau theo những mục đích đo đạc được.
- Đưa rõ ra các chỉ tiêu có khả năng đo đạc được, từ đó việc ĐGTHCV sẽ chi tiết hơn và dễ thực hiện hơn mà ít có nhiều kiến nghị, bất đồng.
Điểm không tốt khi sử dụng các quy trình KPI
- Cách xây dựng kpi cho nhân viên nếu các thông số KPIs xây dựng không đạt cho được tiêu chí SMART thì nó không những gây ảnh hưởng xấu cho hệ thống ĐGTHCV mà còn gây kết quả xấu cho bộ máy quản trị của tổ chức nói chung.
- Nếu mục tiêu không đạt cho được tiêu chí Specific (cụ thể) thì người lao động không biết mình phải làm gì và làm như thế nào để đạt được đạt kết quả tốt công việc như mong muốn.
- Các thông số không đạt mục tiêu measuarable (đo lường được): Như vậy khi đưa rõ ra các mục tiêu không để lại ý nghĩa đo lường hiệu quả THCV.
- Các thông số KPIs không đạt cho được tiêu chí Achievable (có thể đạt được) và Realistics (thực tế):…: mục tiêu xây dựng quá xa vời so sánh với thực tế, nhân sự chẳng thể đạt được mục tiêu dù đã cố gắng hết mình. Điều này dẫn tới tâm lý thất vọng, nản lòng và không muốn thực hiện công việc.
Xem thêm :Kỹ năng giao tiếp với khách hàng mà mọi nhân viên kinh doanh cần có!
Mẫu KPI cho các vị trí, phòng ban trong công ty
KPI mẫu cho bộ phận nhân viên (HR)
- Số lượng CV
- Tiền của tuyển dụng trung bình trên mỗi CV
- Phần trăm ứng viên đạt yêu cầu trên tổng số CV
- Số lượng người mới
- Tiền của tuyển mộ trung bình trên mỗi nhân viên mới
- Tiền bạc đào tạo trung bình trên mỗi nhân viên mới
- Thời gian trung bình từ khi ứng viên gởi CV tới khi nhận việc
- Chỉ số đạt kết quả tốt ads tuyển mộ
- Chỉ số đạt kết quả tốt từng nguồn tuyển mộ
- Độ dài vòng đời nhân sự
- Độ tuổi trung bình của nhân viên
- Yỷ lệ theo trình độ văn hoá nói chung của cấp dưới
- Phần trăm mức độ vi phạm nội quy
- Số lượng sự kiện nội bộ hằng tháng
- Thông số hài lòng của cấp dưới
- …
KPI mẫu cho bộ phận marketing
- Tổng chi phí marketing
- Tỷ lệ tiền bạc truyền thông trên doanh thu
- Tỷ lệ hoàn số tiền đầu tư
- Số lượng người có khả năng mua hàng (Lead, MQL, SQL)
- Tỷ lệ chuyển đổi từ traffic sang người có khả năng mua hàng
- Tiền bạc trên mỗi khách hàng tiềm năng
- Số lượng người theo dõi trên kênh social
- Số lượng content mới trong tháng
- Lượng tương tác trên mỗi bài viết
- Xếp hạng từ khóa trên Google tìm kiếm
- Số lượng organic traffic truy cập site
- Phần trăm giữ chân khách hàng tại site
- Số lượng subscriber và số lượt coi trên Youtube
- Phần trăm tỷ lệ của nhãn hiệu/thương hiệu của mặt hàng so sánh với các brand khác cùng loại (Online share of Voice – OSOV)
- …
KPI mẫu cho bộ phận sale (Sales)
- Doanh thu
- Tỷ lệ tăng trưởng doanh thu
- Số lượng đơn hàng
- Giá trị trung bình của một đơn hàng mới
- Tỷ lệ chuyển đổi trung bình từ Lead thành đơn hàng
- Thời gian chuyển đổi trung bình từ Lead thành đơn hàng
- Phần trăm huỷ đơn hàng
- Số lượng cold call/ meeting/ demo đã hành động
- Tỷ lệ người sử dụng up-sale/ cross-sale
- Doanh thu ghi nhận từ up-sale/ cross-sale
- Thời gian trung bình giải đáp khách liên lạc
- Yhông số ưng ý của người tiêu dùng
- …
KPI mẫu cho bộ phận hỗ trợ khách hàng (CS)
- Phần trăm kéo dài người tiêu dùng
- Tỷ lệ người tiêu dùng rời bỏ công ty
- Thành quả vòng đời của khách hàng
- Phần trăm người tiêu dùng thiện cảm
- Thông số hài lòng của người tiêu dùng
- Net Promoter Score (NPS)
- Thời gian trung bình trả lời khách liên hệ
- Tỷ lệ khiếu nại của người tiêu dùng
- Phần trăm xử lý nỗi lo ngay từ lần gọi đầu tiên
- Phần trăm vấn đề đã giải quyết/ vấn đề tồn đọng
Xem thêm :Giao việc cho nhân viên – Những lợi ích và trở ngại!
Qua bài viết trên đây Quanlykho.vn đã cung cấp các thông tin về cách xây dựng kpi cho nhân viên đơn giản nhanh chóng. Hy vọng những thông tin trên của bài viết sẽ hữu ích với các bạn đọc. Cảm ơn các bạn đã dành tời gian để xem qua bài viết này nhé.
Mỹ Phượng – Tổng hợp & chỉnh sửa
Tham khảo ( eduviet.vn, tinhte.vn, … )
