quy trình nhập kho là một trong những từ khóa được search nhiều nhất về chủ đề quy trình nhập kho . Trong bài viết này, lamweb.vn sẽ viết bài viết Chi tiết quy trình nhập kho mới nhất 2020
Chi tiết quy trình nhập kho mới nhất 2020
Bước 1: Tạo và xây dựng kho
Khi kinh doanh bất cứ mặt hàng gì cũng nên có chân trời để sắp đặt và lưu trữ hàng hóa.Tạo và xây dựng kho là bước đầu tiên trong quy trình lấy hàng. tuy nhiên, nhà kho càng lớn thì càng tốn kém chi phí, vì vậy bạn nên bố trí và sử dụng chân trời kho hàng sao cho hợp lý và kết quả. trước hết, bạn cần lên kế hoạch sử dụng kho, làm thế nào để tận dụng tối đa không gian kho hàng. Để sử dụng được điều đó, hãy khởi đầu bằng việc vẽ sơ đồ kho hàng, nên sắp xếp loại món hàng nào ở đâu. Sau khi có sơ đồ kho, bạn cần mua sắm các vật dụng cần thiết giống như kệ để hàng, pallet, thang và xe đẩy hàng nếu cần thiết…
Bên cạnh việc xây dựng kho hàng vật lý, bạn còn quan trọng lập kho trong phần mềm quản lý sale. Tạo kho hàng là bước khởi đầu để có thể quản lý và bán hàng, giúp bạn theo dõi hàng tồn kho tại từng chi nhánh, support cho nghiệp vụ chuyển kho sau này. phương pháp tạo kho cũng rất dễ dàng, trong quản trị Sapo, truy cập Cấu hình > cai quản chi nhánh.
Khi mới khởi tạo, Sapo POS mặc định có 1 kho hàng. Nếu như bạn chỉ mua bán tại 1 shop thì 1 kho hàng ban đầu này đã đủ nội lực đáp ứng đa số nhu cầu cai quản và sale tại cửa hàng. Còn nếu bạn có 1 chuỗi cửa hàng, hãy liên hệ với Sapo để mở thêm chi nhánh. tỉ lệ chi nhánh đủ nội lực tạo tối đa k hạn chế, bạn hoàn toàn đủ sức yên tâm tăng trưởng việc mua bán.
Bước 2: xác định loại sản phẩm cần nhập kho
Tùy vào mặt hàng mà bạn dự định mua bán để lên kế hoạch lấy hàng vào kho. Nếu là lần nhập kho món hàng trước hết, bạn cần sử dụng việc với nhà cung cấp về các vấn đề như:
- Giá cả: Đừng ham nhà sản xuất đưa ra giá tốt hơn mà bạn nên xem xét chất lượng của món hàng. Với lần đầu lấy hàng, bạn có thể yêu cầu nhà sản xuất send sản phẩm mẫu trước khi quyết định.
- số lượng lấy hàng tối thiểu: Thông thường các nhà cung cấp sẽ có các mốc tỉ lệ không giống nhau, bạn quét càng nhiều thì giá nhập càng rẻ. Tùy thuộc vào số tài nguyên mà bạn có để quyết định nhập số lượng thích hợp.
- Điều kiện vận chuyển: Nếu nhà sản xuất có hỗ trợ chuyển hàng đến tận kho cho thì bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều ngân sách và gốc lực khi nhập kho hàng hóa. Bạn sẽ chẳng phải sợ về khâu vận chuyển, phân loại, sắp đặt, bốc dỡ món hàng hay chịu trách nhiệm về hỏng hóc, thất thoát trong quá trình di chuyển…
- Chu kỳ thanh toán công nợ: Một số nhà sản xuất yêu cầu thanh toán tiền hàng ngay khi mua hàng, bên cạnh đó cũng có nhiều nhà sản xuất sẽ thanh toán công nợ theo chu kỳ như theo tuần, tháng, quý… Bạn cần làm rõ thời gian và thể loại thanh toán tiền hàng với nhà sản xuất để hạn chế sai sót sau này.
Với những lần lấy hàng sau, bạn nên dựa vào thiên hướng tiêu thụ các mặt hàng để quyết định lấy hàng hay không, nếu có thì khi nào nhập, số lượng bao nhiêu.
- Với các mặt hàng bán chạy: k nên để số lượng tồn kho còn quá ít mới bắt đầu lấy hàng sẽ rất dễ bị hết hàng khi chưa kịp nhập thêm hàng về kho, số lượng nhập mỗi lần cũng nên nhiều hơn.
- so với các hàng hóa bán chậm: Mỗi lần nhập hàng với số lượng vừa phải, cầm chừng.
Xem thêm : Bonded warehouse là gì ? Các ưu điểm của Bonded warehouse
Bước 3: Tạo yêu cầu lấy hàng
Sau khi đang lên plan nhập hàng, bước kế tiếp trong quy trình nhập kho là tạo phiếu yêu cầu lấy hàng. Bạn cần tạo phiếu yêu cầu nhập hàng bao gồm danh sách các món hàng cần nhập kèm tỉ lệ. Sau đó bạn in phiếu nhập hàng để chuyển cho nhân sự mua hàng đi lấy hàng hoặc send trực tiếp cho các nhà sản xuất.
Bạn có thể dùng chức năng Tạo đơn nhập trên Sapo để tạo và cai quản đơn nhập hàng gấp rút, dễ dàng. Bạn chỉ cần lựa chọn hàng hóa cần lấy hàng, điền tỉ lệ và nhấn nút In để in đơn lấy hàng. chức năng còn hỗ trợ In mã vạch để dán lên hàng hóa khi nhận hàng.
Bước 4: nhập hàng vào kho
Sau khi mua hàng về, nhân viên mua hàng sẽ giao hàng hóa cho thủ kho. so với lần nhập kho hàng hóa trước tiên, bạn cần nhập tất cả các món hàng vào software quản lý sale và kiểm đếm số lượng tồn kho ban đầu. Đây không chỉ là bước quan trọng trong quy trình nhập kho mà còn là dữ liệu để giúp cho cho việc sale sau này.
Để nhập hàng lên phần mềm, có 3 mẹo chính là nhập thủ công, nhập hàng loạt và đồng bộ tự động món hàng.
Nhập thủ công từng hàng hóa
Nếu giống như số lượng sản phẩm ít, bạn đủ nội lực nhập lên từng món hàng theo phương pháp thủ công.
- so với các sản phẩm có sẵn mã vạch: dùng máy lấy mã viết để quét sản phẩm sau đó nhập thông tin cho món hàng bao gồm các trường thông tin bắt buộc như tên hàng hóa, mã SKU, giá và tỉ lệ tồn kho ban đầu. Để cắt giảm ngân sách đầu tư ban đầu cho phần cứng, bạn hoàn toàn có thể sử dụng vận dụng trên di động của software thống trị sale Sapo, down smartphone và get mã vạch bằng camera của ĐT.
download ứng dụng Sapo trên iOS
down áp dụng Sapo trên Android
- đối với các sản phẩm k có mã vạch: Bạn nên đầu tư 1 máy in mã viết để in tem dán lên món hàng và get mã viết bình thường. Nếu k bạn đủ nội lực tận dụng ngay tính năng In mã vạch trong đơn lấy hàng giống như đang nói ở trên để in mã viết bằng máy in thông thường. Trong chi tiết đơn nhập, bạn bấm vào nút In mã vạch, tại màn ảnh kế tiếp, bạn có thể chọn tỉ lệ mã vạch cần in cho từng hàng hóa, tùy lựa chọn Khổ in, Loại tem, sau đó bấm nút Xuất file PDF. Bạn chỉ cần in ra file mã viết và dán lên sản phẩm là xong.
Ngoài cai quản và sale bằng mã viết, bạn đủ sức quản lý hàng hóa với mã SKU. nghiên cứu chi tiết chủ đề này trong bài viết: cách đặt mã SKU và quản lý hàng hóa bằng mã SKU.
Xem thêm : Chi tiết quy định phòng cháy chữa cháy nhà xưởng mới nhất 2020
Nhập hàng hóa lên hàng loạt
Ngoài hướng dẫn nhập lên từng hàng hóa như trên, bạn cũng đủ nội lực nhập lên hàng loạt món hàng từ file excel trong trường hợp tỉ lệ món hàng nhiều.
Trong trang quản trị Sapo, vào sản phẩm > mục lục món hàng > Nhập file sản phẩm
Tại đây bạn đủ sức down file mẫu hàng hóa, điền thông tin cần thiết và lưu file dưới dạng *.xls sau đó nhấn nút Nhập file để tải lên danh sách sản phẩm.
nhìn thấy thêm: chỉ dẫn chi tiết phương pháp thêm sản phẩm bằng file excel
Đồng bộ hàng hóa đa nơi
Nếu giống như bạn đã sale trên web của Sapo thì còn 1 mẹo nữa để nhập hàng hóa vào phần mềm cai quản bán hàng đó là đồng bộ món hàng từ website Sapo web. Chỉ cần liên kết 1 lần, tất cả các hàng hóa có trên Sapo web sẽ được đồng bộ tự động về Sapo POS, không cần phải nhập đi nhập lại hàng hóa, k cần để ý form mẫu file danh sách món hàng hay thêm thao tác tải lên file dữ liệu.
nhìn thấy thêm: mẹo đồng bộ hàng hóa từ website về Sapo
Sau khi lấy hàng lên software và kiểm kê hàng hóa, số lượng hàng hóa nhập vào sẽ được cộng vào phần tồn kho để quản lý và sale.
Ngoài lấy hàng lên phần mềm, bạn còn cần sắp đặt món hàng vào kho hàng Blog Sapo đã có post hướng dẫn chi tiết về chủ đề này:
nhìn thấy thêm: 5 hướng dẫn bố trí món hàng giúp giảm 50% thời gian nhặt hàng
Bước 5: Thanh toán công nợ
Một số nhà cung cấp sẽ yêu cầu thanh toán ngay tiền hàng khi mua hàng, nhưng cũng có nhiều nhà sản xuất lại thanh toán theo chu kỳ. Cả 2 hình thức thanh toán này Sapo đều support quản lý kết quả.
Thanh toán ngay khi mua hàng
Sau khi tạo đơn nhập hàng, ấn nút tất cả trong phần Hóa đơn, thường xuyên click Thanh toán trong phần Thanh toán của đơn nhập hàng và xuất tiền cho nhân viên mua hàng đi lấy hàng tại nhà cung cấp.
nhấn nút toàn bộ trong phần Nhập kho khi nhận hàng.
Thanh toán sau khi nhận hàng
Tạo đơn lấy hàng và chờ nhận hàng. Sau khi nhận hàng, bấm nút tất cả để lấy hàng vào kho. thường xuyên ấn nút tất cả trong phần Hóa đơn để ghi nhận công nợ.
Bạn đủ nội lực theo dõi công nợ với các nhà sản xuất trong phần Báo cáo > Báo cáo tài chính > Báo cáo công nợ phải trả.
Tại đây, bạn có thể nhìn thấy chi tiết công nợ của từng nhà sản xuất bằng cách bấm vào mã nhà sản xuất để nhìn thấy các đơn nhập hàng và số tài nguyên vừa mới đặt hàng với nhà cung cấp đó trong kỳ. Đến kỳ thanh toán công nợ, bạn nhấn nút Thanh toán công nợ để thanh toán tiền hàng. Các hóa đơn thanh toán này sẽ được dùng để tính toán lỗ lãi của cửa hàng.
Trên đây là các bước nhập hàng kho cơ bản nhất trong quy trình nhập kho hàng hóa. đăng ký demo free 15 ngày để trải nghiệm ngay những chức năng có ích này của Sapo, giúp bạn thống trị kho đơn giản và hiệu quả!
Nguồn : https://www.sapo.vn
