Bạn làm kế toán văn phòng chắc chắn sẽ tiếp xúc rất nhiều với excel. Mẫu báo cáo xuất nhập tồn kho bằng excel là một file đơn giản. Nhưng chắc hẳn đã gây không ít khó khăn với nhiều người. Theo dõi ngay bài viết dưới đây để làm biểu mẫu một cách dễ dàng nhé.
Trình tự các bước làm báo cáo tổng hợp Nhập Xuất Tồn trong Excel bằng công cụ Add-in A-Tools:
– Bước 1: Đặt tên vùng dữ liệu.
+ Tại bảng danh mục hàng, bôi đen vùng dữ liệu từ tiêu đề đến dòng cuối cùng.
+ Sau đó vào “Formulas” trên thanh công cụ A-Tools, chọn “Define Name”.
+ Tại mục “Name” gõ tên bảng định đặt, ví dụ ở đây là “DMVLSPHH”.
+ Nhấn “OK” để đóng.
Ta đặt tên cũng giống như cho bảng “KHO”
– Bước 2: Đóng và mở lại tệp Excel để cập nhật tên vùng
– Bước 3: Tính tổng hợp hàng nhập
+ Vào sheet “NHAP”, đặt con trỏ tại ô A4, vào menu “A-Tools”, chọn “SQL Builder”.
+ Từ “Table” trong (curent database), tìm tới kí hiệu bảng “KHO” và kéo sang bảng “Main”.
+ Từ bảng kho vừa kéo sang, ta tích chọn tên cột thu thập ra gồm: “MA_VLSPHH”, “SLG”, “LOAI_PHIEU”
Tại thiết lập chi tiết của “SLG”, tại cột “Aggregate”, chúng ta sổ combo box xuống và chọn “Sum”
Tại cài đặt cụ thể của “MA_VLSPHH”, tích chọn “Grouping”, vì theo nguyên tắc, khi ta chọn tính tổng cho một cột nào đó, ở đây chẳng hạn như là cột “SLG”, thì cần đặt ra mục tiêu để nhóm lại.
Tại thiết lập cụ thể của “LOAI_PHIEU”, chúng ta cài đặt loại phiếu bằng “N” tại mục “Criteria” và bỏ tích cột “Output”.
+ Một khi thiết lập xong, ta chọn “Run Query” để chạy thử, bảng mã hàng và số lượng nhập sẽ được hiển thị, tuy nhiên, cột số lượng do chúng ta chưa dặt tên có thể A-Tools tự tạo tên “Expr1001”, con người đặt lại tên như sau:
Vào lại bảng “SQL Buider”.
Tại thiết lập cụ thể phía dưới, tại dòng số lượng, con người tìm đến cột “Alias” và đặt lại tên, chẳng hạn như ở đây chính là “N”.
+ Chúng ta nhấn “tiếp tục”, tại bước cuối cùng này con người đặt tên bảng bằng việc tích chọn “Tên bảng nội dung kết quả (Define Name)” và đặt tên bảng là “NHAP”.
+ Chọn “hành động” để hiển thị kết quả.
Vậy coi như là chỉ với thao tác dễ dàng, ta đã xây dựng được bảng dữ liệu có tên “NHAP” báo cáo về hàng nhập lấy dữ liệu từ “KHO”, khi bảng dữ liệu trên tăng hay giảm mã hàng thì vùng tên mãi mãi được co giãn theo và con người không phải đặt lại tên.
Bạn cũng có thể gõ trực tiếp phương pháp tại ô địa chỉ A4 như sau:
– Bước 4: Tính tổng hợp hàng xuất (copy từ bước 3)
Đối với báo cáo hàng xuất, các thao tác làm tương tự như đối với báo cáo hàng nhập.
Chúng ta có khả năng thao tác nhanh bằng việc copy công thức từ báo cáo hàng nhập.
+ Vào báo cáo hàng nhập, đặt con trỏ vào ô phương pháp, nhấn “Ctrl+C” hoặc chọn “Copy”, sau đó sang báo cáo hàng xuất, đặt con trỏ vào ô cần dán và chọn “Paste”.
+ Sửa lại báo cáo bằng việc đặt con trỏ tại ô công thức, chọn “SQL Builder”.
+ Tại cài đặt chi tiết, sửa dòng “SLG” thành “X” tại cột “Alias”, tiếp tục sửa dòng điều kiện “LOAI_PHIEU” thành “X” tại cột “Criteria”.
+ Nhấn “Run Query” để chạy thử.
+ Chọn “tiếp tục”.
+ Tại bước cuối cùng, ta chọn đặt lại tên bảng kết quả là “XUAT”.
+ Sau đó nhấn “Thực hiện” để hiển thị kết quả.
Con người cũng có thể gõ trực tiếp phương pháp BS_SQL tại ô địa chỉ phải thu thập ra kết quả như sau:
– Bước 5: Tạo phương pháp tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn
Bước này chủ đạo là bước phụ thuộc vào kết quả từ các bước trước.
+ Chúng ta lưu file, sau đó đóng và mở lại, vì vừa rồi con người vừa tạo báo cáo nhập và báo cáo xuất, trong đó có thao tác sản sinh ra tên bảng, bất cứ khi nào có sản sinh ra tên bảng, ta đóng file Excel và mở lại để A-Tools có thể cập nhật lại.
+ Tại sheet “NHAP-XUAT-TON”, đặt con trỏ chuột tại ô A7, vào “A-Tools” trên thanh công cụ, chọn “SQL Builder”.
+ Tại “Tables”, ta chọn kéo bảng “DMVLSPHH”, “NHAP ”, “XUAT”
+ Ta kéo thả để nối các bảng với nhau, ta kéo dòng “MA_VLSPHH” bên bảng “DMVLSPHH” sang dòng “MA_VLSPHH” bên bảng “NHAP”, thao tác cũng giống như để nối với bảng “XUAT”.
+ Chúng ta tích chọn để thu thập ra các cột thông tin mà chúng ta muốn hiển thị : “MA_VLSPHH”, “TEN”, “Dvi”, “N”, “X”
+ Nhấn “Run Query” để chạy thử.
+ Tạo ra thêm cột tồn, ta quay về chế độ thiết kế, tại vùng thiết lập cụ thể, ta đặt con trỏ chuột vào dòng trống tiếp theo của cột “Expression”, gõ công thức “N-X”, thực chất công thức này chính là thu thập cột nhập trừ cột xuất.
+ Chọn “Tiếp tục”.
+ Bỏ tích chọn nút “Bảng kết quả gồm dòng tiêu đề”. Chọn “Thực hiện” để lấy ra kết quả.
+ Định dạng lại để bảng dữ liệu trong xinh xắn và cân đối hơn.
Như vậy với chỉ 5 bước dễ dàng thực hành các bước kéo thả chuột của Add-in A-Tools, chúng ta đã tạo ra được báo cáo nhập xuất tồn mà không cần sử dụng hàm Vlookup, SumIf, If hay công thức mảng.
Bí quyết dùng HÀM SUMIFS TRONG BÁO CÁO NXT
Khi phân tích yêu cầu báo cáo, chúng ta sẽ thấy:
- Yêu cầu là tính tổng => sẽ liên quan tới hàm tính tổng (có chữ SUM)
- Có cùng với điều kiện => sẽ có sự liên quan tới IF
- Có những điều kiện cùng lúc => IF số nhiều, là IFS
=> Kết hợp lại, cái ta cần biết ở đây chính là hàm SUMIFS
Dùng Advanced Filter
Mong muốn trích xuất ra báo cáo cụ thể những nội dung gì thì con người cần chọn lựa rõ những trường (cột) dữ liệu cần lấy. Chi tiết ở đây chúng ta sẽ lấy kết quả ở các cột Ngày, Loại và Số lượng. (Không cần thu thập tên hàng bởi báo cáo cụ thể đã xác định rõ tên hàng cần thu thập là mặt hàng nào)
Do đó con người sẽ lấy tên tiêu đề tương ứng cần lấy trong báo cáo chi tiết:
Trong Advanced Filter chúng ta thiết lập như sau:
Trong đó:
- List range: Vùng bảng dữ liệu tại sheet1, từ A1:D24
- Criteria range: Vùng điều kiện đặt tại sheet2 (Sheet báo cáo), từ E2:G3
- Copy to: Vị trí đặt báo cáo: tại sheet2, từ A6:C6 (chính là vùng tiêu đề của 3 cột cần thu thập kết quả)
Bấm OK để hoàn tất thực hành các bước.
Ưu điểm không tốt của excel quản lý kho
Quản lý kho bằng file excel có một số ưu điểm không tốt như sau:
Điểm tốt nhất
- Thực hành các bước giản đơn, dễ dàng để sử dụng.
- Tính đại trà cao, có thể tải về và dùng miễn phí, tiết kiệm chi phí dùng.
- Có thể chủ động thêm bớt dữ liệu, tạo các báo cáo theo yêu cầu.
- Excel quản lý kho hợp lý với các doanh nghiệp nhỏ và quản lý sale giản đơn.
Quản lý kho bằng file excel có những nhược điểm
Nhược điểm KHI dùng EXCEL quản lý kho
Khi sử dụng excel quản trị kho hàng, dữ liệu của bạn không được bảo mật, dễ bị lộ, tác động đến các dữ liệu quan trọng của tổ chức.
- Tệp excel chỉ thích hợp giải quyết khi có dung lượng nhỏ. Khi các nghiệp vụ tăng lên, dung lượng lớn khiến cho tốc độ giải quyết dữ liệu bị chậm đi.
- Không thích hợp sử dụng khi cần tổng hợp và thống kê số liệu, báo cáo cụ thể.
- Excel quản trị kho hàng đơn giản chỉ cho một nhân viên việc trên một tệp tin. công ty sẽ tốn thêm nhân công và thời gian làm việc.
Bạn cần biết nhiều hàm số phức tạp nếu như mong muốn quản lý kho bằng tệp excel
- Sử dụng excel quản lý kho yêu cầu người sử dụng phải nắm được các hàm excel thì mới thực hiện công việc có đạt kết quả tốt.
- Chẳng thể lập hóa đơn, hạn chế liên kết với các thiết bị bán hàng.
- Nhập liệu thủ công, mất thời gian, dễ sai sót, nhầm lẫn.
- Dữ liệu không được bảo mật, dễ mất.
- Quản lý công nợ với nhà cung cấp dễ bị nhầm lẫn.
- Không cập nhật số liệu liên tục với các bộ phận khác
- Công ty lớn có những số liệu. Khi quản trị kho hàng bằng file excel, nghiệp vụ bán hàng phức tạp, số lượng hàng và người sử dụng nhiều thì excel cực kì khó phục vụ. người có nhiệm vụ quản lý khó theo dõi bởi thông tin không logic, rời rạc. dẫn tới không thực hiện được việc liên kết số liệu để làm báo cáo cụ thể.
Nguồn tổng hợp
