Rất nhiều chủ công ty đau đầu để giải quyết tình trạng lệch số lượng hàng trong kho. Việc sai lệch có thể dẫn đến thất thoát hàng hóa, tạo cơ hội cho những hành vi xấu. Bài đăng này sẽ chia sẻ tới các bạn Kinh nghiệm quản lý kho hàng hiệu quả mà bạn cần phải biết. Cùng tham khảo nhé!
Quản lý kho hàng là gì?
Quản lý kho là tổng hợp những công việc cần làm & xoay quanh tới các công việc tổ chức & bố trí kho chính, giám soát việc xuất nhập của hàng hóa trong kho. Một doanh nghiệp có tổ chức làm chủ kho tốt sẽ có thể đơn giản nắm bắt được tình hình bán hàng, cũng giống như làm chủ được chất lượng của sản phẩm.
Quản lý kho là việc cực kỳ quan trọng, ngay cả với những mới tập tành kinh doanh hoặc đối với những doanh nghiệp nhỏ, hay những doanh nghiệp lớn đều cần những phương pháp quản trị kho hàng tốt nhất, vậy hãy cùng nghiên cứu tầm cần thiết của việc quản lý kho ở nội dung sau đây nhé.
Kinh nghiệm quản lý kho hàng hiệu quả mà bạn cần phải biết
Sắp xếp vị trí kho hàng thông minh
Để quản lý kho hàng hiệu quả, việc đầu tiên bạn cần lưu ý chính là sắp xếp lại cách sắp đặt đồ đạc trong kho, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tìm kiếm. Thực tế vào thời điểm hiện tại, có rất là nhiều công ty không chú trọng đến việc sắp đặt không gian kho. Điều này làm lãng phí thời gian tìm kiếm & có thể tạo nên căng thẳng không đáng có đối với người quản lý & nhân viên kho.
Để giảm thiểu được điều này, quản trị kho hàng & chủ công ty cần đặc biệt lưu ý:
- Bố trí các sản phẩm, mặt hàng trong kho theo cấp độ liên quan và theo cấp độ tìm kiếm (xếp những sản phẩm, mặt hàng thường xuyên sử dụng ra phía bên ngoài, các mặt hàng sản phẩm ít sử dụng hơn xếp vào phía trong).
- Thống nhất nguyên tắc sắp xếp kho & phổ biến với toàn bộ nhân viên kho, để mọi người, đáng chú ý những người chưa có trải nghiệm quản trị kho hàng cùng tạo thành ý thức tốt
Xây dựng định mức sản phẩm tồn kho
Định mức hàng tồn kho là lượng hàng hóa phải duy trì ở trong kho. Việc xuất – nhập phải tuân thủ quy tắc không được nhiều hơn định mức tối đa & ít hơn định mức tối thiểu. Thiết lập định mức sẽ giúp cung ứng đúng lúc nếu khách hàng cần hoặc quy trình sản xuất hành sinh nhu cầu. Bảo đảm quá trình kinh doanh, sản xuất được liên tục.
Kiểm kê thường xuyên
Đây là công việc mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng nên làm định kỳ để nắm bắt được tình hình hoạt động của kho. Cũng là để hạn chế thất thoát hàng hóa và có các biện pháp giải quyết đối với hàng hóa sai hỏng đúng lúc.
Sử dụng công nghệ quản trị kho hàng
Công nghệ quản lý kho tại thời điểm này là một yếu tố rất phổ biến và gần như là cần thiết trong mọi doanh nghiệp. Các công nghệ hay gặp gồm: camera an ninh, máy tính để cài phần mềm quản lý, máy quét mã vạch,… Nếu kho hàng nhỏ, quy mô công ty không lớn, nhân sự cấp cao vẫn có thể áp dụng các cách quản trị truyền thống. Nhưng, phần mềm quản trị kho hàng & máy quét mã vạch là hai công cụ đắc lực nên đầu tư cho quản trị kho để tiết kiệm thời gian và giảm khoản chi.
Nhập trước – Xuất trước
Đây chính là một nguyên tắc vàng trong công tác quản lý sản phẩm tồn kho. Nhập trước – Xuất trước có nghĩa là những mặt hàng bạn nhập vào trước thì cũng cần được xuất ra trước & trái lại. Nguyên tắc này đặc biệt quan trọng nếu bạn đang kình doanh các sản phẩm dễ hư hỏng. Thế nên, hãy đảm bảo không một sản phẩm nào bị tồn lại quá lâu trong kho hàng.
Không chỉ riêng sản phẩm có hạn sử dụng và dễ hỏng mới cần áp dụng phương pháp này mà ngay cả những mặt hàng khác cũng nên bảo đảm nguyên tắc trên. Các sản phẩm này mặc dù không bị hao mòn tuy vậy chúng rất dễ bị lỗi mốt. Kiểu như đồ công nghệ hay thời trang, thiết kế cũng như tính năng bao giờ cũng được cập nhật mới. Do đó, nếu không muốn chúng trở thành hàng ế dẫn đến giảm khả năng bán ra thì nên tuân thủ theo nguyên tắc trên.
Kiểm soát chặt chẽ quy trình xuất kho
Với các shop hiện nay, đơn hàng xuất kho cho khách nội, ngoại tỉnh hầu như ngày nào cũng có. Công đoạn chốt đơn và chuyển cho nhân viên đóng gói, xuất hàng cần được làm chủ chặt chẽ, hạn chế khỏi các rủi ro không cần thiết. Đây còn được nhắc đên là quy trình kiểm tra chất lượng kép. Nó hoạt động thông qua việc so sánh giữa một đơn đặt hàng với một danh mục sản phẩm đã được lựa chọn để đảm bảo mã hàng hóa cũng như số lượng sản phẩm là hoàn toàn trùng khớp.
Đây cũng là thời gian để nhân viên kiểm tra chất lượng rà soát lại mọi thứ và đảm bảo rằng hàng hóa được chuyển đi không gặp bất kì sự cố nào. Hãy lựa chọn những người có nhiều trải nghiệm nhất để làm điều này, nó tạo điều kiện cho cửa hàng tiết kiệm được kha khá số tiền bỏ ra vào những khoản không cần thiết.
Theo dõi ra vào kho
Ra, vào kho là điều cực kỳ quan trọng, quan trọng là đối với những kho hàng lớn, có nhiều hàng hóa có giá trị cao. Nếu để người không phận sự ra, vào kho rất có thể diễn ra vấn đề mất hàng hóa, dữ liệu. Thế nên, cần bảo đảm xuất trình thẻ hoặc giấy tờ cho phép mỗi khi vào hoặc ra khỏi kho.
Những công việc cần làm khi quản lý kho hàng
Sắp xếp hàng hóa & nguyên liệu trong kho
- Sắp đặt những loại hàng hóa, vật tư trong kho một cách đúng đắn.
- Xây dựng và tối ưu sơ đồ kho hàng.
Bảo đảm mọi quy định & quy chuẩn của hàng hóa trong kho
- Sắp đặt tất cả hàng hóa trong kho đúng theo hướng dẫn của nhà cung cấp.
- Những loại hàng hóa có hạn dùng ngắn cần được quản lý theo nguyên tắc nhập trước xuất trước.
Thực hiện các thủ tục nhập – xuất
- Xây dựng quy trình tiếp nhận, kiểm tra giấy tờ cũng giống như hồ sơ, chứng từ yêu cầu nhập, xuất hàng & lưu chuyển hàng hóa.
- Ghi và lưu trữ toàn bộ hóa đơn xuất – nhập kho.
- Theo dõi & kiểm kê định kỳ tồn kho để đối chiếu chuẩn xác với tồn kho hệ thống.
Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu
- Theo dõi lượng hàng hóa, tồn kho mỗi ngày, bảo đảm các kiểu hàng hóa, vật tư ở định mức kho tối thiểu.
- Đánh giá & điều chỉnh định mức tồn kho tối thiểu dựa trên biến động của từng loại hàng hóa.
Bảo đảm quy định về PCCC & an toàn kho
- Đảm bảo tuyệt đối các quy tắc phòng cháy chữa cháy trong kho.
- Luôn bảo đảm kiểm tra định kỳ cơ sở hạ tầng kho để tránh tình trạng ẩm ướt, mối mọt, hư hỏng ảnh hưởng đế chất lượng sản phẩm.
Xem thêm: Quản lí kho hàng là gì? Quy trình quản trị kho hàng trong doanh nghiệp
Tại sao cần quản trị kho hàng hàng?
Trong một tổ chức, hàng hóa tồn kho luôn luôn là một trong những tài sản có giá trị lớn nhất trên tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp đấy. Thông thường giá trị hàng hóa tồn kho chiếm 40% – 50% tổng giá trị tài sản của một tổ chức.
Chính thế nên, việc làm chủ tốt hàng tồn kho luôn là một vấn đề hết sức cần thiết & chủ yếu trong quản trị sản xuất tác nghiệp.
Tồn kho là cầu nối giữa sản xuất & tiêu thụ. Người kinh doanh nào cũng mong muốn nâng cao mức tồn kho để đáp ứng rất nhanh nhu cầu của khách hàng; nhân viên phụ trách sản xuất và tác nghiệp cũng thích có một lượng tồn kho lớn vì nhờ đó mà họ xây dựng kế hoạch sản xuất đơn giản hơn.
Xem thêm: Hướng dẫn cách sắp xếp kho hàng thông minh cho mỗi doanh nghiệp
Qua bài viết trên, mình đã chia sẻ tới các bạn Kinh nghiệm quản lý kho hàng hiệu quả mà bạn cần phải biết. Hy vọng bài viết sẽ mang tới các bạn nhiều thông tin hữu ích. Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết!
Vũ Thơm – Tổng hợp & chỉnh sửa
Tham khảo nguồn: (erpviet.vn, sapuwa.com,…)
