Nhân viên văn phòng giữ một vai trò quan trọng trong đơn vị. Công việc chính của họ là bố trí công việc, vào sổ sách và làm những việc hỗ trợ khác. Mặc dù vậy, khi mà các công ty ngày càng khắt khe & đòi hỏi nhiều hơn ở nhân viên. Bài viết này sẽ chia sẻ tới các bạn Kỹ năng cho nhân viên văn phòng quan trọng cần phải có. Cùng tham khảo nhé!
Kỹ năng văn phòng là gì?
Kỹ năng văn phòng là một trong những kỹ năng hành chính cơ bản giúp một văn phòng hoạt động theo một nguyên tắc cụ thể, hỗ trợ công việc thuận lợi giữa các thành viên trong một bộ phận công ty. Các nhà phỏng vấn thường mong đợi quản trị viên phải có kinh nghiệm hoặc kiến thức về các kỹ năng văn phòng căn bản trước khi họ quyết định thuê bạn. Những kỹ năng này cho phép nhân viên sắp xếp các cuộc hẹn, chào hỏi khách hàng, bảo đảm văn phòng hoạt động thông thường & cung cấp cho các nhân viên nguồn lực văn phòng.
Tại sao kỹ năng văn phòng lại quan trọng?
Nhiều văn phòng cần những nhân viên có kỹ năng văn phòng vững vàng. Nhân viên văn phòng là người chịu trách nhiệm về lịch trình, tổ chức và quan hệ khách hàng. Khi đi phỏng vấn cho một ngành nghề nào đó nếu bạn là một người chưa có trải nghiệm trong lĩnh vực đấy hãy chứng minh cho nhà tuyển dụng thấy rằng bạn là người có những kỹ năng văn phòng ở mức căn bản.
Bạn trò chuyện dễ thương, giải đáp điện thoại, gửi Mail hay gửi tin nhắn lịch thiệp với Sếp, cộng sự của bạn hay thậm chí là khách hàng việc này chứng tỏ rằng bạn có thể sẽ đem đến nhiều nguồn khách hàng tiềm năng cho công ty. Vì lẽ đó, hãy tạo cho mình những kỹ năng văn phòng quan trọng cho bản thân.
Xem thêm: Top kỹ năng buôn bán Bất động sản cần thiết với nhà đầu tư và môi giới
Kỹ năng cho nhân viên văn phòng quan trọng cần phải có
Kỹ năng giao tiếp
Là một nhân viên văn phòng thì bạn không thể thiếu kỹ năng tiếp cận. Đây là kỹ năng giúp cho nhân viên văn phòng rất nhanh tiếp nhận và phản hồi thông tin từ cấp trên cũng như với các cộng sự. Bởi khi nhận vai trò từ cấp trên, bước đầu tiên mà một nhân viên văn phòng cần làm đấy là tiếp nhận lại thông tin để tiến hành thực hiện nhiệm vụ.
Việc giao tiếp có thể được thực hiện thông qua lời nói trực tiếp, qua điện thoại hoặc bằng văn bản. Kỹ năng giao tiếp sẽ giúp cho nhân viên nắm bắt được vai trò một cách rõ ràng nhất. Trong lúc thực hiện có thể có nhiều phát sinh & cần trao đổi với những người cộng sự hoặc cấp trên để đưa rõ ra hướng giải quyết. Sau khi đã thực hiện xong công việc cần báo cáo lại công việc. Có thể nói kỹ năng giao tiếp là một kỹ năng quan trọng và đã được dùng xuyên suốt trong quá trình làm việc của mình.
Thành thạo kỹ năng tin học
Tất nhiên rồi, nhân viên văn phòng không thể thiếu năng lực tin học thành thạo. Không chỉ nôm na là biết mở, tắt hay gõ chữ văn bản. Tin học văn phòng đòi hỏi bạn cần phải thành thục các công cụ như Word, Exel… Tuy vậy với sự phát triển từng ngày của công nghệ thông tin thì việc cập nhật thường xuyên các công cụ là hết sức cần thiết. Ngoài những phần mềm trên, nhân viên văn phòng nên bắt tay vào tìm hiểu và biết sử dụng những công cụ liên quan đến công việc.
Kỹ năng làm việc nhóm
Nhân viên văn phòng không thể chỉ làm việc độc lập, ai biết việc người đấy. Một nhân viên văn phòng tốt là người có năng lực cộng tác với người khác. Vì vậy, rất là nhiều tin đăng tuyển dụng nhân viên văn phòng đều đưa rõ ra yêu cầu về khả năng “team work”. Nếu nhân viên nào cũng có kỹ năng này thì sẽ chẳng có chuyện không đạt được mục tiêu đề ra đâu! Vì lẽ đó, rèn luyện năng lực tiếp xúc và sẻ chia trong nhóm là rất quan trọng.
Kỹ năng trí tuệ sáng tạo & giải quyết vấn đề
Công việc không phải lúc nào cũng sẽ trôi chảy, diễn ra theo khuôn mẫu. Đảm bảo rằng trong quá trình quản trị sẽ có những tình huống mà yêu cầu bạn phải có khả năng sáng tạo và giải quyết một cách khéo léo. Đây cũng là một yếu tố để cấp trên nhận xét khả năng làm việc của nhân viên.
Dịch vụ khách hàng
Phần đông công việc tại thời điểm này đều nằm trong ngành dịch vụ. Hiểu giá trị khách hàng là một điều vô cùng cần thiết. Nó gồm có chào khách hàng sao cho đúng cách, nhớ tên họ và giải đáp những thắc mắc một cách chu đáo.
Sự thấu cảm
Nhiều người thường nhầm lẫn thấu cảm và đồng cảm là một. Theo thực tế, đây là 2 khái niệm hoàn toàn khác nhau. Thấu cảm là một điều rất khó để thực hiện được. Nó là một yếu tố chủ chốt trong ngành dịch vụ, giúp bạn giao tiếp hiệu quả với cộng sự & cả khách hàng.
Xem thêm: Cách khắc phục Kỹ năng giao tiếp
Ham học hỏi
Trở thành một người luôn phấn đấu học hỏi không chỉ dừng lại ở mức khẩu hiệu. Văn phòng ngày nay đòi hỏi bạn đúng không ngừng trau dồi các kĩ năng mới. Nhân viên nên tích cực đón nhận những cái mới, hiện đại hơn.
Kỹ năng xây dựng kế hoạch
Để một văn phòng công ty hoạt động theo quy trình nhất định, các nhân viên trong cùng một doanh nghiệp phải có nhiệm vụ hoạch định kế hoạch & lịch trình hoàn thành các công việc của mình.
Nếu như bạn ứng tuyển vào vị trí trợ lý hay thư ký văn phòng bạn có thể là người chịu trách nhiệm về lịch trình làm việc của nhân viên, đặt lịch cho các cuộc họp trong tổ chức hàng tuần hay các sự kiện, cuộc hẹn với khách hàng cho người giám sát dự án. vấn đề này đòi hỏi kỹ năng lên ý tưởng của bạn cần phải thật sự chi tiết và logic phù hợp từng khoảng thời gian của công việc.
Sáng tạo trong công việc
Dám chấp nhận và sẵn sàng cho sự thay đổi sẽ góp một phần tạo thêm sức mạnh sáng tạo. phần lớn sự thành công của chúng ta tùy theo năng lực đảo ngược tình thế, khả năng ứng biến để xoay chuyển tình hình, đó là thái độ tích cực sáng tạo trong cuộc sống. Sáng tạo là năng lực suy nghĩ, hành động để khám phá những cách thức mới của tư duy & làm việc.
Không ai dạy bạn cách sáng tạo trong công việc, & cũng không có trường lớp nào đào tạo sự sáng tạo trong công việc, nếu như có chỉ là chỉ dẫn bạn nên làm như thế nào để công việc đạt hiệu quả cao nhất. Vậy kỹ năng sáng tạo trong công việc do chính bạn nắm bắt và khơi nguồn. Một việc làm quen thuộc, làm thường nhật theo một cách rập khuôn chỉ mang đến cho bạn kết quả như những lần trước.
Kỹ năng tổ chức
Kỹ năng tổ chức là kỹ năng tiền đề để thực hiện nhiệm vụ, công việc được giao. Công việc tổ chức là một trong các công việc mà nhân viên hành chính phải đảm nhận. Nhân viên hành chính văn phòng là người quản lý lịch trình, sắp đặt các cuộc hẹn giữa khách hàng với cấp trên, HR với ứng viên.
Kỹ năng tổ chức là một sự thể hiện đặc thù nơi công sở, là nơi mà mọi người làm việc quy củ hiệu quả theo quá trình. Kỹ năng tổ chức đóng nhiệm vụ cần thiết trong việc bạn có hoàn thành việc được giao đúng kế hoạch hay không, là tiêu chí để cấp trên đánh giá cũng như xem xét tính chuyên nghiệp của bạn trong công việc.
Xem thêm: Cách nâng cao kỹ năng mềm cho sinh viên
Qua bài viết trên, mình đã chia sẻ tới các bạn Kỹ năng cho nhân viên văn phòng thiết yếu cần phải có. Hy vọng bài viết sẽ mang tới các bạn nhiều thông tin hữu ích. Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết!
Vũ Thơm – Tổng hợp & chỉnh sửa
Tham khảo nguồn: (newshop.vn, 123job.vn,…)
