Kỹ năng quản lí thời gian - 11 phương pháp hiệu quả nhất!

Bạn có khi nào loay hoay trong đống công việc không biết phải làm gì trước, làm gì sau? Bạn có khi nào đã đến deadline nhưng vẫn chưa kịp hoàn thành công việc? Đó là vì bạn chưa có kỹ năng quản lí thời gian hiệu quả đấy! Và để thoát khỏi guồng quay hối hả của thời gian vào thời điểm hiện tại, thì đầu tiên, ta cùng tìm hiểu xem: Thời gian là gì? Và làm sao để quản lý thời gian một cách hiệu quả nhất?

Theo bạn, thời gian là gì?

Với tôi, thời gian là thứ tài sản thượng đế ban tặng muôn loài đồng đều nhất, có giới hạn, không thay đổi được và không mua, bán được. Vì những đặc điểm này, thực sự chúng ta không thể nào quản lý được thời gian, điều duy nhất con người có thể làm được là sắp đặt & dùng thời gian ra sao cho hiệu quả nhất. Người sử dụng thời gian đạt kết quả tốt, là người “giàu có” thời gian hơn.

Một vài kỹ năng giúp cho bạn quản trị thời gian một cách hiệu quả hơn.

1. Lên kế hoạch trước các việc cần làm.

Phương pháp sử dụng danh sách lên kế hoạch những việc cần làm để viết ra mọi thứ là một cách rất tuyệt để làm chủ các dự án và hoạt động của bạn, khiến bản thân bạn sắp xếp có tổ chức hơn.

Sắp đặt thứ tự ưu tiên cho danh sách việc cần làm của bạn, có thể giúp bạn tập trung và dành nhiều thời gian vào những việc thật sự quan trọng. Xem xét công việc một cách logic, có trình tự, sử dụng hệ thống thứ tự ABCD được diễn giải trong các ví dụ khoa học về quản lí thời gian.

2. Loại bỏ thói quen xấu

Bạn nên lập ra danh sách các thói quen xấu tiêu tốn thời gian của bạn, phá hủy các mục tiêu và hạn chế thành công của bạn, sau khi lập ra danh sách thì bạn hãy loại bỏ từng thói quen một ra khỏi cuộc sống của bạn một cách logic. Bạn hãy nhớ rằng cách tuyệt vời nhất để loại bỏ một thói quen xấu là thay thế bằng những thói quen tốt.

3. Hãy học cách nói “không “.

Do hứa hẹn quá nhiều, nhiều người bị quá tải vì có quá nhiều việc, họ nói “có” trong khi đáng lẽ ra họ phải nói “không”. Vì thế, bạn hãy học cách nói “không” với những đòi hỏi có mức ưu tiên thấp, và bạn sẽ có nhiều thời gian để làm những việc quan trọng hơn.

4. Luôn luôn nâng cao bản thân.

Bạn nên dành nhiều thời gian trong kế hoạch làm việc để học những điều mới và tăng trưởng năng lực tiềm ẩn của bạn. Ví dụ bạn sẽ đăng kí một lớp học ngắn hạn, đọc một quyển sách hay hoặc là tham gia một chương trình huấn luyện,…Không ngừng nâng cao kiến thức của bạn có thể tăng khả năng tìm được thành công trong sự nghiệp và là một hướng đi đáng tin cậy để biến mình thành người độc lập về tài chính.

5. Tạo cho mình tính kỉ luật và thói quen.

Thay vì thường xuyên kéo lê cả đống việc, cần nắm rõ ràng hạn chót để hoàn thiện công việc. Một bí kíp nhỏ là nếu cần hoàn tất một công việc vào 5 giờ chiều thì hãy bắt mình kết thúc vào lúc 12 giờ trưa. Nên giải quyết các việc khó trước, chúng ta nên tập trung cho mình thói quen thực hiện công việc chăm chỉ và có kế hoạch trước đó chính là dấu hiệu của một người thành đạt.

6. Suy nghĩ trước khi hành động.

Bao nhiêu lần bạn nói “có” với một số việc, và sau đó bạn lại cảm thấy hối tiếc? Do đó trước khi hứa hẹn làm một việc mới, bạn hãy ngừng lại để suy nghĩ một tí trước khi đưa ra câu trả lời của mình. Điều này sẽ tránh cho bạn khỏi bị làm quá nhiều việc.

7. Đừng làm việc của người khác.

Bạn có thói quen làm việc hộ người khác bởi vì bạn mang tâm lý của “người hùng” hay không? Nếu như bạn làm như thế, bạn sẽ tốn rất nhiều thời gian của bạn. Thay vì vậy, bạn hãy tập trung vào những dự án và mục đích của chính bản thân bạn, học cách giao việc một cách hiệu quả, và dạy người khác làm thế nào để họ làm công việc của họ cũng như kỹ năng quản lí thời gian để họ làm công việc tốt hơn.

8. Ghi nhật ký về mục tiêu của bạn.

Thời gian làm việc nhằm tạo lập và đánh giá các mục tiêu của bạn. Ban đầu, bạn hãy ghi ra mục tiêu của bạn, sau đó bạn viết quá trình thực hiện của bạn đối với từng mục tiêu, xem lại nhật ký mục tiêu hàng tuần và cam kết bạn vẫn đang đi đúng hướng.

9. Đừng là người cầu toàn.

Một vài việc đòi hỏi bạn phải cố gắng hết sức. Ví dụ, khi gởi một mail ngắn tới đồng nghiệp, bạn đừng nên dành thời gian nhiều hơn một vài phút để làm điều đấy. Bạn hãy học cách phân biệt giữa những hoạt động cần phải hoàn thiện một cách xuất sắc với những công việc chỉ phải thực hiện được mà thôi.

10. Nhận biết những công việc “lấp chỗ trống”.

Khi bạn có danh sách những việc cần làm với rất nhiều trọng trách, bạn hãy thận trọng để không bị rối trí bởi những hoạt động “lấp chỗ trống”. Những công việc đã được bố trí trong sổ hoặc trong giấy tờ của bạn sẽ đợi tới khi mà bạn giải quyết những công việc có thứ tự ưu tiên cao nhất.

11. Sắp xếp chỗ làm việc khoa học

Sắp sếp địa điểm thực hiện công việc khoa học giúp cho bạn không mất thời gian tìm kiếm những hồ sơ, tài liệu quan trọng khi cần. Một địa điểm thực hiện công việc lộn xộn với đống tài liệu mới – cũ, quan trọng – không quan trọng hỗn độn không chỉ khiến bạn cảm nhận thấy rối mắt mà nó còn làm mất nhiều thời gian khi bạn cần tìm một loại tài liệu gì đấy. Vì vậy hãy sắp xếp ngăn nắp và khoa học cho chỗ làm việc, khi đó bạn sẽ có thêm nhiều thời gian để không phải phung phí thời gian cho những công việc vô bổ.

Tạm kết

Khi mà bạn là người có mục đích, biết sắp đặt công việc một cách bài bản bạn sẽ cảm thấy quỹ thời gian như được nới rộng hơn. Vì vậy, ngay bây giờ bạn hãy tự kiểm lại bản thân một cách nghiêm khắc để coi mình đã quản trị thời gian ra sao, có đạt kết quả tốt hay không, đã bị phung phí thời gian vì những lý do gì… lúc đó bạn có thể biết mình cần phải làm gì để không mất đi thời gian vàng ngọc nữa.

Để quản lý thời gian đạt kết quả tốt, bạn cần dành đủ thời gian để lập kế hoạch tốt và thường xuyên kiểm duyệt việc thực hiện chiến lược của mình. Bạn hãy chuẩn bị và sẵn sàng điều chỉnh chiến lược cho phù hợp với tình hình sao cho mục đích được đảm bảo. Như Vậy coi như là bạn đã nắm bắt được kỹ năng quản lí thời gian và tổ chức công việc đạt kết quả tốt rồi. Chúc các bạn thành công!