Báo cáo tồn kho bằng excel là một trong những kỹ năng của các nhà kế toán, khi hiểu và thành thạo chúng sẽ giúp chúng ta làm việc thật nhanh chóng và hiệu quả. Trong bài viết này, quanlykho.vn xin giới thiệu đến bạn những bản báo cáo tồn kho bằng excel mới nhất 2020. Cùng tìm hiểu ngay nhé!
1. Mục tiêu file thống trị nhập xuất tồn bằng excel
Có một software xây dựng trên excel dễ dàng – dễ dùng – hiệu quả cao cho shop, công ty nhỏ với các phần chính sau:
– Bạn chỉ cần sử dụng 3 bước là có thể quản lý kho, doanh số bán, doanh số, công nợ, quỹ tiền một hướng dẫn easy dàng:
+ B1: Khai báo thông tin công ty, danh mục hàng hóa, KH, nhà cung cấp
+ B2: Nhập dữ liệu của phiếu nhập/ phiếu xuất theo dạng bảng kê phát sinh. không đòi hỏi kiến thức cao về excel hay kế toán. Vì chỉ cần lựa chọn mã từ mục lục, nhập tỉ lệ, đơn giá rồi nhấn Ghi là xong.
+ B3: lựa chọn ngày hoặc mã để xem báo cáo một cách tự động.
– gợi ý, khi nào cần nhìn thấy Số tồn kho: bạn chọn ngày mong muốn xem là phần mềm auto tổng hợp.
Ta đủ nội lực xem được báo cáo tại bất kỳ thời điểm nào để quản lý món hàng một hướng dẫn hiệu quả.
Xem thêm : Quy định tiêu chuẩn cửa thoát hiểm nhà xưởng mới nhất 2020
– Nhập dữ liệu mau & chính xác nhờ có công cụ Lọc mã giỏi và tăng cao tốc độ (Cho phép cai quản +5000 mã hàng).
– Quản lý nhập, xuất và tồn hàng hóa: Theo số lượng và trị giá (từ ngày – tới ngày)
– kiểm soát và báo cáo bán hàng – hiệu quả kinh doanh (Lãi/ lỗ) từng mặt hàng, từng ngày/ tháng/ năm
– Theo dõi công nợ: Hoàn toàn auto, software auto quét từ bảng kê nhập xuất để hiện lên báo cáo.
+ Công nợ phải thu
+ Công nợ phải trả
– Theo dõi sổ quỹ tiền mặt, tiền send tự động để biết được số dư đầu ngày, phát sinh trong ngày và còn tồn cuồi ngày. Từ đó giúp bạn kiểm soát, đối chiếu với thu nhập sale giúp giảm thất thoát sản phẩm.
Xem thêm : Thủ kho thuộc bộ phận nào ? Mô tả công việc của Thủ kho
2. Phương pháp nhập liệu file thống trị nhập xuất tồn bằng excel
2.1. Update dữ liệu đầu vào
– Lần trước hết dùng software
+ Khai báo thông doanh nghiệp, nhân viên tại “HOME”
+ Khai báo danh mục món hàng và số lượng – tổng thành tiền tồn đầu kỳ
– Khi nhập hàng/ xuất hàng
Bạn sử dụng thanh điều hướng trên đầu mỗi phần để tới phần Nhập kho hoặc Xuất kho. (Nhập phiếu)
Khai báo các thông tin về món hàng (mã hàng, tên hàng), Số chứng từ, ngày tháng, tỉ lệ, Đơn giá, người mua/ bán.
dễ dàng chỉ cần nhập như vậy, còn lại software sẽ lo hết cho bạn.
Với phiên bản cao cấp (PRO): bạn sử dụng bảng nhập liệu để tăng trưởng tốc độ nhập và tính chính xác. Nhờ có tool lọc mã giỏi.
2.2. Xem báo cáo
software cho phép xem báo cáo cho từng mặt hàng trong một khoảng thời gian nhất định.
Để xem báo cáo, bạn chỉ cần nhập 2 trường “Từ ngày” và “Đến ngày”. Nếu nhìn thấy công nợ chi tiết thì bạn lựa chọn thêm mã Khách hàng/ nhà sản xuất là được.
software sẽ tự động tính toán dựa trên thông tin đã khai báo.
Trong trường hợp bạn mong muốn lọc ra một mặt hàng nào đó hoặc nhóm hàng thì các bạn đủ sức sử dụng chức năng autofilter.
Danh mục các báo cáo:
- Nhập xuất tồn (số lượng & giá trị)
- Bán hàng: doanh thu, Giá vốn, lợi nhuận gộp
- Công nợ: Phải thu, phải trả
- Quỹ: Sổ quỹ tiền
- Lãi / lỗ
- In phiếu nhập/ xuất, in phiếu thu/ chi
2.3. In phiếu nhập – phiếu xuất
- B1: Bạn nhập số phiếu nhập/ số phiếu xuất thì auto software sẽ lấy dữ liệu liên quan đến phiếu nhập/ xuất đó để điền vào form.
- B2: click nút nhấn để xem.
Ở phiên bản cao cấp, phần mềm auto bố trí phiếu in cho xinh để ta in luôn bạn ạ. Nhàn nhã hơn rất nhiều khi dùng bản PRO
3. Ưu – Nhược điểm File nhập xuất tồn bằng excel
3.1. Ưu thế file excel thống trị kho chuyên nghiệp:
- Easy sử dụng: ưu thế của software cai quản kho webkynang.vn là không khó khăn, easy dùng.
- Linh động: không khó khăn thêm bớt kpi sao để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của công ty
- Giải quyết dữ liệu lớn: Thông thường các software nhỏ & vừa chỉ thích hợp quản lý vài trăm mã hàng. Nhiều hơn chạy sẽ bị chậm. phần mềm do webkynang.vn phát triển cho phép cai quản tới 10.000 mã hàng nhờ có công cụ tối ưu tốc độ.
- Lọc mã thông minh: Bạn chỉ cần gợi ý một ký tự, phần mềm sẽ auto lọc mã liên quan cho bạn. như vậy thời gian nhập mau hơn và độ chính xác cao hơn nhiều.
- Nhiều người cùng nhập dữ liệu: Ở phiên bản thiết kế riêng cho doanh nghiệp, Webkynang kết hợp Excel và SQL Server để nhiều người cùng nhập dữ liệu cùng một lúc. Điều này đảm bảo dữ liệu liên thông giữa các máy và độ bảo mật ở mức độ cao.
3.2. Nhược điểm
Nếu lượng mã hàng của bạn lên tới vài chục nghìn mã hàng thì sẽ khó thống trị và vận dụng chạy sẽ chậm hơn bình thường.
Nếu qui mô của công ty bạn ở tầm này thì nên sử dụng một phần mềm được lập trên nền móng khác.
Các câu hỏi về phần mềm bán hàng Excel 1.4
- Sao lưu, đồng bộ dữ liệu giữa các phiên bản cải tiến.
- Dùng được trên bao nhiêu máy: Bản FULL, bạn đủ nội lực mở trên tối đa 3 máy tính.
- Xuất hóa đơn VAT: Có
- Có video chỉ dẫn sử dụng không: Có
- Có liên kết được với máy in hóa đơn/ bill, máy quét mã vạch không: Có
5. Link tải về file nhập xuất tồn bằng excel.
5.1. Phiên bản 1.2
Cao cấp hơn Version 1.1, phiên bản này có cập nhật thêm BC bán hàng và giao diện có cải thiện cho thêm vào hơn. Các tổ chức từ nhiều ngành nghề đã sử dụng và thấy cung cấp rất khả quan nhu cầu.
KH thích nhất món hàng thống trị sale này bởi các nguyên nhân sau:
- Dễ dàng, easy dùng
- Không cần thông minh excel hay kế toán
- Hoạt động ổn định
- Được support xử lý mọi vấn đềphát sinh để đảm bảo k bị mất dữ liệu, báo cáo luôn chuẩn xác.
- Không ít trong số họ đang từng sử dụng các bản free trôi nổi trên internet và phải bỏ đi vì k kiểm soát được.
- Hoặc KH đang sử dụng một số vận dụng thống trị kho Trực tuyến nhưng chi phí tính 1 tháng thì rẻ nhưng 1 năm trở lên cũng không rẻ chút nào…
Phần mềm kho bán hàng với một số ưu thế chính:
- dễ nhập kho – xuất kho, nhìn thấy báo cáo một hướng dẫn khẩn trương và chính xác 100%
- Đội ngũ hỗ trợ nhiệt tình, luôn giải đáp kịp thời các thắc đắt tiền của khách hàng.
- software chạy mau và rất linh hoạt khi thêm các chỉ tiêu thống trị mới
- kết quả cao hơn nhiều các phần mềm phức tạp/ dùng sổ tay bởi tính không khó khăn.
- Hàm nghìn khách hàng miễn phí đang tin tưởng và sử dụng phần mềm này trong các năm vừa qua
5.2. Phiên bản 1.3 (PRO)
Khi bạn dùng phiên bản cai quản kho hòa hợp quản lý sale PRO 1.3. Bạn sẽ có một software Siêu mạnh giúp thống trị một khối lượng món hàng to. có thể kể tới một số điểm mạnh nổi trội của phiên bản 1.3 như dưới đây:
- Kiếm tìm mã hàng thông minh: Khi bạn nhập một ký tự bất kỳ vào phần lọc mã hàng trong bảng nhập/ xuất hàng, phần mềm auto lọc ra mục lục toàn bộ mã hàng có chứa ký tự đó. do đó, chỉ trong nháy mắt bạn đủ nội lực tìm được chính xác 100% mã hàng mình đang nhập/ xuất là gì. Với các đơn vị kinh doanh có vài trăm mã hàng thì tính năng nâng cấp này rất có ý nghĩa.
- Tăng tốc độ xử lý khi bạn có +5.000 mã hàng: Với các phần mềm cai quản kho trên excel thông thường, với vài trăm mã hàng là vừa mới khiến software chạy rất chậm. Còn nếu lên tới hàng nghìn mã hàng thì Excel của bạn sẽ bị đơ luôn và k sử dụng được. xuất phát từ thực tế này, webkynang.vn đã phát triển hàng hóa quản lý kho để có thể xử lý được hàng ngàn mã hàng và vài chục nghìn dạng nhập/ xuất. Điểm đặc biệt là tốc độ xử lý khối lượng dữ liệu to hầu như chẳng phải bị ảnh hưởng, chạy rất mượt mà.
Nếu đơn vị bạn có nhiều mã hàng và nhiều giao dịch thì đây là sự lựa chọn rất đúng đắn cho bạn đó.
5.3. Phiên bản trắng
Để giúp sức nhu cầu học tập của một số bạn đọc, ad upload phiên bản trắng để giúp các bạn thực hành, k mất thời gian thiết lập lại.
note rằng, với phiên bản trắng sẽ k có bí quyết và dữ liệu mẫu nên bạn phải xây từ đầu dữ liệu và bí quyết dùng cho việc quản lý sản phẩm.
Các công thức thường sử dụng để cai quản kho như:
- search thông tin: Hàm vlookup
- Tính tổng: Sum, Subtotal
- Hàm nếu… thì…: IF, IFerror
- Bẫy lỗi: ISNA, ISERROR,…
6. Các công thức excel để quản lý kho là gì?
- Sumif:
Đây là hàm quan trọng nhất của bất kỳ file excel quản lý kho nào.
Bởi đây là hàm Tính tổng có điều kiện.
Hàm này sẽ giúp ta tính được tổng số lượng nhập/ xuất của 1 mã hàng từ danh sách rất nhiều lần nhập/ xuất khác nhau.
- Vlookup
Do bạn đã tạo được danh mục hàng hóa với đầy đủ thông tin về hàng hóa như: Mã, Tên, ĐVT, Nhóm,…
Khi bạn nhập xuất, bạn sẽ tiết kiệm được RẤT RẤT nhiều thời gian khi chỉ việc chọn/ nhập mã hàng. Các thông tin còn lại sẽ do hàm vlookup tìm kiếm tự động theo mã hàng bạn nhập.
- If
Có thể bạn cần kết hợp vlookup với if để thiết lập công thức tìm thông tin hàng hóa cho tất cả các dòng trống của bên nhập xuất.
Mục đích để file nhìn gọn gàng và sạch sẽ hơn. (không phải nhìn đâu cũng thấy lỗi #NA)
- Sum
Sao có thể thiếu được hàm này, vì bạn sẽ muốn biết tổng giá trị hàng tồn kho của bạn là bao nhiêu đúng không nào.
Hàm này bắt buộc phải dùng ở dòng tổng cộng của báo cáo Nhập xuất tồn.
Nếu bạn chưa biết cách dùng các hàm trên, bạn hãy truy cập website: Excel.webkynang.vn. Có hàng tá bài viết miễn phí để bạn học cách dùng các hàm này.
7. Phiên bản FULL của file nhập xuất tồn có những gì mới:
Phiên bản FULL dựng sẵn
Ưu thế của bản dựng sẵn là đơn giản – Ít chức năng – hiệu quả cao – chi phí rất thấp.
Đây là các tính năng chỉ có ở bản FULL
– Update phiếu nhập kho, phiếu xuất kho:
người sử dụng chỉ cần lựa chọn phiếu nhập, phiếu xuất bất kỳ
=> Mọi mặt hàng nhập, xuất trong lần đó sẽ auto được điền vào phiếu nhập, xuất
Và việc còn lại của bạn chỉ là bấm Ctrl + P để in số phiếu nhập, xuất mình cần.
– Nút điều hướng
Cập nhật nền móng các nút di chuyển giữa các phần của file giúp bạn easy dạng thao tác hơn. Để đem lại sự tiện lợi cho người dùng, webkynang.vn đã dồn nhiều tâm sức vào việc design giao diện và thực thi các nút điều hướng.
– Cải tiến phần thông tin doanh nghiệp
Trong bản FULL, bạn đủ nội lực tùy chỉnh phần thông tin doanh nghiệp: Địa chỉ, mã số thuế, điện thoại liên hệ, các chức danh: Giám đốc, Kế toán,…
– Cai quản +5.000 mã hàng
Với bản FULL, bạn đủ sức quản lý không hạn chế tỉ lệ mặt hàng. Với bản 1.2 trở xuống thì nên dùng để thống trị khoảng 200 mã hàng đổ lại. Còn với phiên bản 1.3 trở lên ta có thể quản lý tới hàng ngàn mã hàng.
– Ngăn chặn nhập trùng lặp mã hàng khi thêm mới hàng hóa
Việc thống trị chặt chẽ danh mục sản phẩm sẽ khiến dữ liệu trên toàn bộ phần mềm được đồng nhất. Từ việc đồng bộ dữ liệu sẽ đảm bảo số liệu được tính toán chính xác.
Trong danh mục món hàng, khi user nhập 2 mã hàng giống nhau thì mã hàng được nhập sau sẽ không nhập được.
Lời kết
Bài viết đã giới thiệu với các bạn đọc những mẫu báo cáo kho hàng bằng excel mà quanlykho.vn tổng hợp được, hy vọng sẽ cung cấp những thông tin hữu ích dành đến bạn, hẹn gặp bạn ở chuyên đề sau nhé!
Hồng Quyên – Tổng hợp
Tham khảo (excel.webkynang.vn, wpro.vn,…)
