Quản lí kho hàng là gì?
Vì sao quản trị kho vô cùng đáng kể với tiệm hàng hóa bán lẻ?
Không có một công ty bán lẻ nào thiếu được việc quản lý kho nếu muốn kinh doanh hiệu quả. Quản lý kho đúng cách không chỉ giúp công việc kinh doanh được tiến hành thuận lợi mà còn đưa đến nhiều lợi ích thiết thực khác.
Bảo quản hàng hóa tốt hơn
Sản phẩm nếu không thể bảo quản một cách cẩn thận, đặc biệt là các mặt hàng dễ vỡ hoặc nông sản dễ hỏng thì có thể sẽ đưa đến tổn thất vô cùng lớn cho cửa hàng. Quản trị kho với các ngành nghề như phân loại, chuẩn bị hay theo dõi thông tin hàng sẽ giúp chủ cửa hàng có thể bảo quản hàng hóa tốt hơn. Các hàng hóa sẽ không xảy ra tình trạng rơi vỡ, ẩm mốc hay hết hạn sử dụng, từ đó giảm thiểu tối đa các phát sinh không đáng có khi bán hàng.
Quay vòng tồn kho
Đối với các nhà bán lẻ, sản phẩm chính là cốt lõi trong công việc kinh doanh của bạn. Nếu các vấn đề như hàng lỗi hay hàng mất tem nhãn xảy ra sẽ tác động rất lớn đến lời so với vốn của cửa hàng. Do đó, việc quay vòng không để tồn kho quá lớn sẽ hỗ trợ tiệm hàng hóa tránh được những tình trạng này. Kiểm soát và quản trị được lượng hàng tồn kho, chủ của hàng sẽ dễ dàng cân đối, giữ tỉ lệ quay vòng hàng tồn kho cao, từ đó tránh được hoàn cảnh hàng hóa bị hỏng hoặc quá hạn dùng.
Kinh doanh hiệu quả
Quản trị kho đúng cách là 1 trong yếu tố ảnh hưởng giúp công việc bán hàng của cửa hàng được diễn ra thuận lợi. Nếu nắm rõ được chính xác lượng hàng tồn kho, bạn sẽ hoàn toàn có thể đáp ứng được nhu cầu về hàng hóa cho người tiêu dùng, tránh khỏi sự “cháy hàng” khi cần thiết. Ngay cạnh đó, chủ shop hàng cũng hoàn toàn có thể đưa ra những kế hoạch kinh doanh như tiết kiệm chi phí với chính sách giảm giá, khuyến mãi dựa trên thông tin hàng hóa. Điều này sẽ hỗ trợ công việc buôn bán trở nên hiệu quả hơn rất nhiều.
Tiết kiệm chi phí
Một lợi ích rất thiết thực của việc quản lý kho đó là giúp chủ shop hàng nắm rõ thông tin của các mặt hàng, biết được hàng hóa nào đang bán chậm cũng như có khả năng tồn đọng lớn. Từ đó bạn có thể điều chỉnh thích hợp số lượng hàng hóa cần đặt trong giờ giấc tiếp theo. Việc này sẽ giúp chủ shop hàng tiết kiệm được một khoản tiền có ảnh hưởng từ việc mua và bảo quản sản phẩm. Bạn có thể dùng số tiền này để đầu tư vào các mặt hàng đưa đến tiện ích cao hơn cho shop hàng.
Xem thêm: Hướng dẫn cách đọc suy nghĩ của người khác qua ánh mắt mới nhất 2020
Quy trình quản trị hoạt động nhập kho
Các bước nhập kho hàng hóa nguyên liệu – công đoạn mua hàng
Lưu đồ nhập kho hàng hóa nguyên liệu
Bước 1: Thông báo bản kế hoạch nhập vật liệu
Bộ phận khuyến cáo (có thể là phòng kinh doanh, thủ kho,…) khi có yêu cầu nhập nguyên vật liệu phục vụ cho các hoạt động của doanh nghiệp sẽ thông báo bản kế hoạch cho các bộ phận liên quan như Bảo vệ, kế toán, kho, Phòng dự án vật tư, Phòng quản lý chất lượng,…để kịp thời trang trí nhân sự và cập nhật thông tin.
Bước 2: Kiểm tra hàng và đối chiếu
Thủ kho căn cứ vào đơn đặt hàng hoặc phiếu đề xuất mua hàng ban đầu, tiến hành đối chiếu với số lượng nguyên liệu nhập vào, đồng thời kiểm tra về giá trị của chúng. Sau đó nhận từ nhà phân phối hóa đơn (phiếu giao nhận) của mặt hàng.
Nếu công ty của bạn có thêm bộ phận quản trị thì cán bộ chịu trách nhiệm sẽ kiểm tra lại vật liệu một lần nữa nhằm chắc chắn chất lượng đầu vào. Sau đó theo đúng công đoạn, hàng được phát hành phiếu kiểm tra và thử nghiệm có xác nhận đóng dấu của bộ phận quản lý chất lượng và nhà cung cấp.
Theo đúng thủ tục nhập kho hàng hóa, nếu có bất kỳ hư hỏng hoặc sai lệch nào cần lập biên bản và thông báo lại ngay với đơn vị khuyến nghị để kịp thời khắc phục hoặc nhập lại đủ nguyên liệu đạt tiêu chuẩn.
Bước 3: Lập phiếu nhập kho
Khi việc kiểm kê hoàn tất và không có sai lệch, toàn bộ thông tin giấy tờ sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán để đối chiếu lại một lần nữa trước khi lập giao dịch thanh toán mua và in phiếu nhập kho.
Phiếu nhập kho gồm 3 liên, có chữ ký xác nhận của thủ kho và bên giao hàng (hoặc có thêm kế toán). Một liên thủ kho khắc ghi, một liên do kế toán giữ và liên ở đầu cuối đưa lại cho người giao hàng.
Ở một số doanh nghiệp thì việc lập phiếu nhập kho sẽ do thủ kho đảm nhận luôn, tùy quy định của từng đơn vị.
Bước 4: Hoàn thành nhập kho
Thủ kho tiến hành nhập kho nguyên vật liệu, sắp xếp vào các khu vực phù hợp, sau đó ghi nhận thông tin vào thẻ kho.
tất cả thông tin của hàng hóa sau đó cần cập nhật ngay vào hệ thống quản trị kho hàng (excel hoặc phần mềm quản lý).
Các bước nhập kho hàng hóa thành phẩm
Các bước cũng khá giống với công đoạn nhập kho vật liệu, tóm tắt ngắn gọn như sau:
Bước 1: Các bộ phận có nhu cầu nhập hàng gửi yêu cầu nhập kho
Bước 2: Thủ kho thực hiện kiểm tra sản phẩm, ký vào phiếu giao nhận sản phẩm.
Bước 3: Kế toán (hoặc thủ kho) lập phiếu nhập kho và ký nhận
Bước 4: Nhập kho sản phẩm và cập nhật thông tin vào thẻ kho, ứng dụng quản lý kho
Công đoạn quản lý làm việc xuất kho
Công đoạn xuất kho hàng hóa để kinh doanh
Lưu đồ quy trình xuất kho sản phẩm cho việc kinh doanh
Bước 1: Gửi yêu cầu xuất hàng
Bộ phận buôn bán hoặc đơn vị chịu trách nhiệm gửi lệnh xuất hàng cho kế toán kèm theo đơn hàng hóa.
Bước 2: Kiểm tra tồn kho
Kế toán kho tiến hành kiểm tra tồn kho. Nếu hàng thiếu cần thông báo ngay lại với đơn vị khuyến cáo.
Trường hợp sản phẩm từ đầu đến cuối sẽ tiến hành xuất kho.
Bước 3: Lập phiếu xuất kho, hóa đơn sản phẩm
Theo nghiệp vụ xuất kho hàng hóa, kế toán sẽ căn cứ thông tin trên đơn hàng để lập phiếu xuất xuất kho (hóa đơn hàng hóa hàng) và chuyển cho thủ kho để thực hiện xuất kho theo yêu cầu. Phiếu xuất kho này tùy theo tổ chức cơ cấu của doanh nghiệp mà có thể in thành nhiều liên. Trong đó một liên lưu kế toán giữ, một liên chuyển cho thủ kho thực hiện xuất kho và một liên giao cho bộ phận vận chuyển tiếp nhận hàng.
Bước 4: Xuất kho
Thủ kho dựa vào thông tin trên phiếu xuất kho sẽ thực hiện soạn hàng đầy đủ theo yêu cầu. Phiếu này phải có chữ ký xác nhận trọn gói của các bộ phận (kế toán, thủ kho, nhận hàng)
Bước 5: Cập nhật thông tin
Trong khi thủ kho đánh dấu thẻ kho thì kế toán cập nhật lại nhật ký xuất kho và số lượng tồn kho còn lại. Hai bên phối hợp để dữ liệu được chính xác và thống nhất.
Quy trình xuất kho sản xuất
Lưu đồ xuất kho để sản xuất
Bước 1: Các bộ phận trong công ty khi có nhu cầu xuất kho để sản xuất sẽ gửi Phiếu đề xuất xuất nguyên liệu, công cụ dụng cụ trực tiếp đến ban Giám đốc. Nếu doanh nghiệp có phòng bản kế hoạch sản xuất thì sẽ gửi đến bộ phận này.
Bước 2: Ban giám đốc hoặc người có thẩm quyền sẽ phê duyệt ý kiến đề nghị.
Bước 3: Kế toán nhận phiếu ý kiến đề nghị và tiến hành kiểm tra hàng tồn kho. tình huống số lượng nguyên liệu thiếu so với khuyến cáo sẽ thông báo lại cho Bộ phận yêu cầu để có bản kế hoạch điều chỉnh.
Nếu số lượng bảo đảm thì in phiếu xuất kho.
Bước 4: Thủ kho nhận thực hiện lệnh xuất nguyên liệu, công cụ dụng cụ theo thông tin trong phiếu xuất kho mà kế toán chuyển tới, ký nhận theo quy định
Bước 5: Thủ kho và kế toán cập nhật thẻ kho, thông số tồn kho mới vào hệ thống.
Các bước xuất kho sản phẩm để lắp ráp
Lưu đồ xuất kho hàng để lắp ráp
Công đoạn quản lý kho hàng này ứng dụng đối với các doanh nghiệp có mô hình khép kín
Bước 1: Bộ phận có nhu cầu lắp ráp trình giấy đề nghị xuất kho lắp ráp tới Ban giám đốc hoặc bộ phận phụ trách.
Bước 2: Ban giám đốc hoặc người được ủy quyền xem xét ý kiến đề xuất và phê duyệt
Bước 3: Phòng kế toán nhận thông báo xuất lắp ráp sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho chuyển cho thủ kho.
Bước 4: Thủ kho tiến hành xuất kho các vật liệu theo như yêu cầu.
Bước 5: Bộ phận kỹ thuật nhận các mặt hàng từ thủ kho và thực hiện công đoạn lắp ráp, dán mã.
Bước 6: Kế toán và thủ kho cập nhật lại thông tin.
Bước 7: Khi thành phẩm được bộ phận kỹ thuật lắp ráp hoàn chỉnh sẽ chuyển về quy trình nhập kho thành phần đã nêu ở trên.
Lưu ý: Các loại giấy tờ khi xuất kho hoặc chuyển giao giữa các bộ phận đều phải có chữ ký xác nhận của các bên.
Quy trình xuất để chuyển kho
Lưu đồ xuất kho hàng hóa để chuyển kho
công đoạn xuất kho hàng hóa chuyển kho áp dụng đối với các công ty có đồng thời nhiều kho cùng hoạt động hoặc mong muốn chuyển sang kho khác ngoài hệ thống nhằm tham vọng thuận lợi hơn cho việc vận chuyển hoặc bán hàng, tối ưu hóa hiệu quả trong quá trình lưu trữ và buôn bán.
Bước 1: Đơn vị có nhu cầu xuất chuyển kho gửi đề xuất tới Ban giám đốc, trong đó nêu rõ địa điểm chuyển đi/đến, mức độ cần thiết cùng theo với tham vọng của việc chuyển kho.
Bước 2: Ban giám đốc hoặc người được ủy quyền sẽ xem xét tính cần thiết của lời khuyên mà chấp thuận hay từ chối. Nếu từ chối thì thông báo lại và kết thúc công đoạn. Nếu đồng ý sẽ chuyển yêu cầu cho kế toán.
Bước 3: Kế toán thực hiện in phiếu xuất kho. Trước đó kế toán hoặc bộ phận chịu trách nhiệm sẽ liên hệ và thống nhất với kho mới về các cơ chế cũng như số lượng và quỹ thời gian chuyển kho.
Bước 4: Thực hiện chuyển kho. hàng hóa cần được kiểm tra kỹ lưỡng và những người có trách nhiệm phải ký nhận trọn gói vào các biên nhận cần thiết trước khi xuất hoặc nhập kho.
Bước 5: Kế toán cập nhật lại thông tin trong hệ thống
Chú ý, các công đoạn quản trị kho hàng nêu trên là mẫu tiêu chuẩn để bạn tham khảo. Bởi cấu trúc của mỗi doanh nghiệp sẽ khác nhau nên quá trình vận hành, tổ chức cũng như phân quyền sẽ có rất nhiều khác biệt.
Với công ty nhỏ, thủ kho nếu giàu trải nghiệm, nắm rõ công đoạn xuất nhập kho hàng hóa hoàn toàn có thể sẽ được tín nhiệm kiêm luôn nhiệm vụ của kế toán. Trong khi đó tại các công ty lớn, hoàn toàn có thể có nhiều thủ kho và nhiều kế toán cùng lúc để quản trị các công đoạn nhất định.
Xem thêm: Hướng dẫn cách xóa quảng cáo trên máy tính mới nhất 2020
Hướng dẫn căn bản để quản trị kho hàng hiệu quả
An toàn là trên hết
Tổ chức hợp lí các hoạt động kho bãi
