Quản trị hàng tồn kho là gì? Các phương pháp kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp

Quản trị hàng tồn kho là gì?

Quản trị hàng tồn kho là một công việc cực kỳ quan trọng. Theo đó công việc này đòi hỏi phải theo dõi sát sao hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, cũng như dự đoán được tình hình biến động giá trên thị trường để điều phối lượng hàng tồn kho, đưa ra chính sách lưu trữ phù hợp, giảm thiểu tối đa các rủi ro về hàng tồn kho.

Từ đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí đầu vào, đảm bảo cung cấp đủ sản phẩm thành phẩm tại mọi thời điểm, tăng năng lực cạnh tranh. Giải pháp quản trị hàng tồn kho tốt phải giải quyết được các bài toán:

• Lượng hàng tồn kho như thế nào là tối ưu?
• Phải luôn đảm bảo hàng tồn kho nằm trong mức an toàn, không vượt quá ngưỡng tối thiểu và tối đa
• Quyết định khi nào nên nhập thêm nguồn nguyên liệu
• Quyết định khi nào cần tăng cường hoặc hạn chế sản xuất để điều chỉnh lượng hàng tồn kho thành phẩm

Lý do của việc lưu trữ hàng tồn kho

Tại sao các công ty lại giữ hàng tồn kho trong khi chi phí lưu trữ khá đắt? Câu trả lời là tầm quan trọng trong việc giữ hàng tồn kho ở các doanh nghiệp.

Báo cáo của những nhà nghiên cứu cho rằng có ba lí do chính của việc giữ hàng tồn kho:

1. Giao dịch
2. Dự phòng
3. Đầu cơ.

Cụ thể:

1. Giao dịch: Doanh nghiệp sẽ duy trì hàng tồn kho để tránh tắc nghẽn trong quá trình sản suất và bán hàng. Bằng việc duy trì hàng tồn kho, các doanh nghiệp đảm bảo được việc sản xuất không bị gián đoạn do thiếu nguyên liệu thô. Mặt khác, việc bán hàng cũng không bị ảnh hưởng do không có sẵn hàng hóa thành phẩm.
2. Dự phòng: Việc giữ lại hàng tồn kho với mục đích này là một tấm đệm cho những tình huống kinh doanh xấu nằm ngoài dự đoán. Sẽ có những bức phá bất ngờ về nhu cầu thành phẩm vào một thời điểm nào đó. Tương tự, cũng sẽ có những sự sụt giảm không lường trước trong cung ứng nguyên liệu ở một vài thời điểm. Ở cả hai trường hợp này, một doanh nghiệp khôn ngoan sẽ chắc chắn muốn có vài tấm đệm để đương đầu với những thay đổi khôn lường.
3. Đầu cơ: Doanh nghiệp giữ hàng tồn kho để có được những lợi thế khi giá cả biến động. Giả sử nếu giá nguyên liệu thô tăng, doanh nghiệp sẽ muốn giữ nhiều hàng tồn kho so với yêu cầu với giá thấp hơn.

​Xem thêm:  Hệ thống các chỉ tiêu phân tích báo cáo tài chính trong doanh nghiệp

Mục đích của quản trị hàng tồn kho

Làm đủ lượng hàng tồn kho sẵn có: mục đích chính là đảm bảo hàng tồn kho sẵn có theo yêu cầu trong mọi thời điểm. Vì sự thiếu hụt và dư thừa hàng tồn kho đều chứng tỏ cho sự tốn kém trong tổ chức điều hành. Trường hợp thiếu hụt hàng tồn kho thì dây chuyền sản xuất sẽ bị gián đoạn. Hậu quả là việc sản xuất giảm đi hoặc không thể sản xuất.

Kết quả là việc kinh doanh giảm sút dẫn đến giảm doanh thu, giảm lợi nhuận và tệ hơn là thua lỗ. Mặt khác, sự dư thừa hàng tồn kho cũng có nghĩa làm kéo dài thời gian sản xuất và phân phối luồng hàng hóa. Điều này có nghĩa là khoản tiền đầu tư vào hàng tồn kho nếu được đầu tư vào nơi khác trong kinh doanh, thì nó sẽ thu lại được một khoản nhất định. Không chỉ vậy, nó cũng sẽ làm giảm các chi phí thực hiện và làm tăng lợi nhuận.

Giảm thiểu chi phí và đầu tư cho hàng tồn kho: liên quan gần nhất đến mục đích trên đó là làm giảm cả chi phí lẫn khối lượng đầu tư vào hàng tồn kho. Điều này đạt được chủ yếu bằng cách đảm báo khối lượng cần thiết hàng tồn kho trong tổ chức ở mọi thời điểm

Khi nào DN cần đặt hàng và số lượng đặt hàng là bao nhiêu?

Chúng ta sẽ xem có thêm một số thông tin tham khảo giúp nhà quản trị có thể ra quyết định mua hàng đáp ứng mức tồn kho an toàn và lợi ích kinh tế.

EOQ – Economic Order Quantity

EOQ được định nghĩa là số lượng/khối lượng đặt hàng kinh tế, ở đó sẽ giúp giảm tổng chi phí về mức thấp nhất nhưng đồng thời đáp ứng như cầu hàng hóa/NVL cho toàn bộ hoạt động sản xuất của doanh nghiệp.

Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp sẽ được hưởng chiết khấu theo từng mức số lượng hay giá trị đặt hàng. Khi đó, người quản trị cần xem xét lại để tổng chi phí (TC=min) là thấp nhất, và sẽ thay đổi số lượng đặt hàng phù hợp.

ROP – Return Order Point

Khác với thời điểm đặt hàng được xác định từ MRP, ở đây chúng ta sẽ đối chiếu với các yếu tố khác để xác định ROP – Điểm đặt hàng lại được định nghĩa là điểm mà tại đó lượng hàng tồn kho của doanh nghiệp đáp ứng đủ các điều kiện như sau:

– Lượng hàng còn lại tại thời điểm đặt hàng phải đáp ứng đủ cho hoạt động sản xuất, phân phối sản phẩm, hàng hóa trong thời gian giao hàng của NCC.

– Thời điểm đặt hàng được xác định để có được thời gian giao hàng đúng vào lúc hàng tồn trong kho giảm tới mức tồn tối thiểu (Lượng tồn thực tế không được dưới mức tối thiểu).

– Thời điểm đặt hàng phải được cân nhắc các ưu đãi từ NCC, đơn vị vận chuyển và tránh mùa cao điểm.

Lượng hàng tồn kho của doanh nghiệp quyết định sức mạnh của họ đối với các đối thủ cạnh tranh. Nhưng để tối ưu được sức mạnh đó, nhà quản trị phải kiểm soát được toàn bộ hoạt động tại kho cũng như lượng hàng tồn kho thông qua việc giảm chi phí vận hành, chi phí tồn trữ hàng và tối ưu hóa vòng quay hàng tồn kho của doanh nghiệp.

Đối với doanh nghiệp sản xuất, lượng hàng tồn kho đối với NVL phục vụ cho sản xuất sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm phần lớn chi phí cho thiết bị máy móc, nhân công, các chi phí khấu hao, phân bổ khác khi thiếu hàng để sản xuất.

Các phương pháp kế toán hàng tồn kho

a) Phương pháp kê khai thường xuyên:

b) Phương pháp kiểm kê định kỳ:

– Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, mọi biến động của vật tư, hàng hóa (nhập kho, xuất kho) không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho. Giá trị của vật tư, hàng hóa mua và nhập kho trong kỳ được theo dõi, phản ánh trên một tài khoản kế toán riêng (tài khoản 611 “Mua hàng”).