Cách viết quy trình làm việc là một trong những từ khóa được gg search nhiều nhất về chủ đề cách viết quy trình làm việc. Trong bài viết này, quanlykho.vn sẽ viết bài viết hướng dẫn cách viết quy trình làm việc mới nhất 2020.
Hướng dẫn cách viết quy trình làm việc mới nhất 2020
Quy trình cai quản là gì? Các bước xây dựng quy trình hiệu quả?
Quy trình là cách thức tốt nhất thực hiện một công cuộc công việc để xây dựng giá trị cho công ty. Quy trình quy định rõ: Việc gì cần phải sử dụng, hiệu quả nào phải đạt được, ai sử dụng, làm lúc nào, ở đâu và như thế nào. Thực hiện công việc theo quy trình bảo đảm chất lượng, tiến độ và năng suất. Các nguy cơ cũng được phòng ngừa. Các quy trình còn là cơ sở cho việc update tiếp tục.
“85% vấn đề trong tổ chức là do hệ thống”
Các content cần xác lập khi thiết lập quy trình
CÁC content CẦN xác định KHI LẬP QUY TRÌNH:
-
dựng lại nhu cầu.
- vận dụng tiêu hợp lý mới.
- Tái cấu trúc.
- Nâng cấp nền móng.
- Do yêu cầu của các cấp quản lý…
-
dựng lại mục đích.
- định hình bản chất của quy trình là gì? Thông thường là GTGT của quy trình.
- Quy trình cần tuân thủ các mục tiêu/chính sách của đơn vị ntn?
- Ý nghĩa: toàn bộ các bước công việc, phương thức kiểm soát, tần suất, thời hạn sẽ dựa trên mục tiêu cài đặt quy trình.
-
xác định phạm vi.
- Phạm vi điều chỉnh đủ sức là tất cả tổ chức, theo bộ phận, theo cá nhân, theo thời gian, cánh cửa, lĩnh vực…
-
dựng lại số bước công việc.
- không có quy chuẩn cho việc xác định bao nhiêu bước công việc là chuẩn.
- thực tiễn, một quy trình đủ sức từ 5 – 20 bước, không những thế nên từ 8-15 bước là thích hợp.
- Quy trình có quá nhiều bước sẽ dẫn đến rườm rà trong việc kiểm soát, trái lại thì sẽ kéo đến k đủ để làm chủ.
Để phân tích các bước trong một quy trình, cần dựa vào các yếu tố sau:
- Input: đầu vào của quy trình gồm những yếu tố nào?
- Output: đầu ra của quy trình gồm cấu thành của các nguyên nhân nào? GTGT là gì?
- tiếp theo dùng mẹo 5W+1H và 5M để làm rõ vấn đề.
công thức 5W+1H:
- What? Là gì?
- Why? Tại sao?
- Who? Ai thực hiện…
- When? Khi nào?
- Where? Ở đâu?
- How? làm thế nào thực hiện.
phương pháp 5M (xác định các nguồn lực):
- Man: con người.
- Money: Tài chính.
- Machine: Máy móc.
- Material: Nguyên vật liệu.
- Method: phương thức làm việc.
-
dựng lại các điểm kiểm soát.
- Việc định hình các điểm làm chủ chính là thực hiện chức năng test của nhà quản trị.
- Về nguyên tắc có bao nhiêu bước công việc, sẽ có bấy nhiêu điểm kiểm soát, nhưng do các nguồn lực k đủ, vì vậy đơn vị chỉ thiết lập các điểm kiểm soát trọng yếu.
- Các điểm kiểm soát trọng yếu tuân theo quy tắc Pareto 80/20.
-
xác định người thực hiện.
- Mỗi bước công việc, cần phải dựng lại bước đó do bộ phận/cá nhân nào thực hiện.
- Có nhiều quy trình, cần xác định chặt chẽ hơn qua: người thực hiện chính, người thực hiện phụ, người hỗ trợ.
-
xác định ebook phải tuân theo và hồ sơ.
-
dựng lại phương thức kiểm soát các bước công việc.
- Bảng làm chủ công cuộc là một tài liệu riêng, phục vụ cho việc diễn giải công cuộc.
- Nhiều đơn vị đưa bảng làm chủ quá trình là một tài liệu của nền tảng, nhưng nhiều đơn vị chỉ coi nó là công cụ hỗ trợ cho việc setup tiến trình.
Các nội dung trong bảng kiểm soát: công đoạn, điểm kiếm soát, thiết bị dùng, tần suất, ebook hướng dẫn, người thực hiện, hồ sơ…
-
định hình các điểm cần rà soát trải nghiệm.
- mục đích của thử nghiệm là định hình xem các công việc có thực hiện đúng theo tiêu chuẩn đề ra hay không?
- Pre – test. Đây là công đoạn thị phạm, sản xuất thử, một trong các điểm quan trong nhất của bí quyết thử nghiệm.
- test trong quá trình thực hiện.
- Đo lường tính phù hợp của quy trình
Các nội dung trong bảng kiểm tra thử nghiệm: công đoạn, điểm kiếm soát, thiết bị sử dụng, tần suất, ebook tut, người test, hồ sơ…
-
Mô tả/diễn giải các bước công việc.
- Là mô tả cụ thể các bước trong quy trình.
- mẹo thực hiện các bước công việc ntn?
- Trường hợp việc diễn giải mẹo (how) thực hiện quá khó khăn, dài…thì cần một ebook riêng để chỉ dẫn thực hiện.
-
hoàn thành phần khái niệm, tài liệu tham khảo, biểu mẫu kèm theo.
- Định nghĩa: giải thích ý nghĩa các thuật ngữ trong quy trình, diễn giải các từ viết tắt.
- Biễu mẫu kèm theo: định hình quy trình gồm những biểu mẫu nào kèm theo, mã số???
Video hướng dẫn thiết lập quy trình khóa học kế toán trưởng thực thụ tại Học viện Taca
CẤU TRÚC CỦA QUY TRÌNH:
- Header – Footer: Logo, tên tài liệu – Ngày ban hành, số trang
- Trang bìa: Tên doanh nghiệp, logo, tên quy trình mã số quy trình, lần/ngày ban hành, lần/ngày sửa đổi, số trang, người biên soạn thảo, người check, xem xét, phê duyệt…
- danh mục
- Trang theo dõi kiểm soát refresh tài liệu: Mục chỉnh sửa/trang chỉnh sửa, content cũ, content mới, ngày sửa đổi, xem xét, phê duyệt
- Phần content chính của ebook gồm:
- mục tiêu.
- Phạm vi:
- Định nghĩa:
- Nội dung: chủ yếu là vẽ và diễn giải lưu đồ
- tài liệu đọc qua.
- Biểu mẫu kèm theo.
- Biểu mẫu là một trong những ebook cần thiết nhất của hệ thống quản lý.
- Khi biểu mẫu chưa được dùng, nó là ebook, nhưng khi đã được dùng, nó là hồ sơ.
áp dụng, update VÀ kiểm soát
- Lãnh đạo cao nhất phải phê duyệt quy trình trước khi ban hành.
- nhìn thấy xét, update quy trình khi quan trọng.
- Đảm bảo nhận biết được sự thay đổi và trạng thái sửa đổi hiện hành của quy trình
- Ngăn ngừa việc dùng vô tình các quy trình cũ vừa mới hết thời hạn áp dụng, đảm bảo quy trình hiện có tại các BP luôn là quy trình cải tiến nhất.
- Đảm bảo quy trình thích hợp có sẵn tại các ngành dùng.
- Đảm bảo quy trình luôn rõ ràng, dễ nhận biết.
- Đảm bảo việc cung cấp quy trình được kiểm soát.
Học viện Taca luôn hy vọng và cam kết sẽ dành trọn trái tim của mình để tạo ra những Kế toán trưởng thực thụ đem lại giá trị thật sự cho doanh nghiệp, thông qua việc huấn luyện, hỗ trợ và cung cấp thông tin số liệu thích hợp hướng dẫn các nhà lãnh đạo giận dữ linh động trước những refresh trong phân khúc ngày càng cạnh tranh.
cần thiết nhất. Kế toán cần có giá trị, trị giá là điểm tựa cho sự coi trọng trong doanh nghiệp.
Taca- Kiến Tạo Sự Nghiệp!
Nguồn: https://taca.edu.vn
